Over besturen en toezichthouden

DeltaWonen heeft haar Governancestructuur ingericht volgens het tweelagenbestuursmodel. Er is één raad van commissarissen (RvC). Deze bestond op 31 december 2022 uit zeven leden en één commissaris in opleiding. Het bestuur bestaat uit één directeur-bestuurder.

Raad van commissarissen
De RvC houdt toezicht op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken binnen deltaWonen. De raad adviseert het bestuur gevraagd en ongevraagd, is verantwoordelijk voor de benoeming (en eventuele schorsing of ontslag) van de bestuurders en stelt hun beoordeling en arbeidsvoorwaarden vast. Ook geeft de RvC de accountant opdracht voor de controle van de jaarstukken.

Bij de vervulling van hun taak richten de commissarissen zich naar het belang van deltaWonen en de door haar in stand gehouden onderneming en/of organisatie, naar het te behartigen maatschappelijke belang en naar het belang van de betrokken belanghebbenden.

De RvC handelt op basis van de bevoegdheden die in de statuten zijn omschreven. De werkwijze van de raad is beschreven in het reglement van de RvC.

Toezichtsvisie
De visie op toezichthouden ligt vast in de gezamenlijke visie van bestuur en RvC op besturen en toezichthouden. Het bestuur en de RvC vervullen verschillende rollen, van waaruit ze dezelfde doelstelling nastreven. Bij dit dynamische samenspel rondom strategie, realisatie en toezicht geldt deze visie op besturen en toezichthouden als leidraad.

In de visie op besturen en toezichthouden beschrijft de RvC hoe er invulling wordt gegeven aan de drie rollen van de RvC (toezichthouden op het bestuur, klankbord voor het bestuur en werkgever voor het bestuur), het samenwerken met stakeholders en de samenwerking met het bestuur.

In de RvC-vergadering van 9 december 2022 is besloten de visie op toezichthouden te 'verrijken' aan de hand van specifieke criteria van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW). Dit wordt in 2023 opgepakt.

Commissies
Conform het reglement kent de RvC tenminste twee commissies: de auditcommissie en de governance- en remuneratiecommissie. Zij werken op basis van separate reglementen en adviseren de raad over de onderwerpen die binnen hun taakgebied vallen. Ook bereiden ze de besluitvorming van de raad voor. Dit laat de verantwoordelijkheid voor de besluitvorming van en door de raad onverlet.

Verderop in het Governancejaarverslag volgt een beschrijving van het aantal vergaderingen met de belangrijkste onderwerpen die daar aan de orde zijn gekomen. In hoofdstuk 2 (Verslag vanuit de toezichthoudende rol) voor wat betreft de auditcommissie en hoofdstuk 3 (Verslag vanuit de werkgeversrol) voor wat betreft de governance- en remuneratiecommissie. De personele samenstelling van de commissies staat in paragraaf 7.6.1.3.

Auditcommissie
De auditcommissie ondersteunt de RvC bij het houden van toezicht. Bijvoorbeeld met betrekking tot de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen en compliance, de financiële informatieverschaffing en de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van de concerncontroller en de externe accountant. Daarnaast adviseert de auditcommissie de raad over zijn taak en bereidt de besluitvorming daaromtrent voor. Ten slotte adviseren de auditcommissie en het bestuur de RvC over de beoordeling van het functioneren van de externe accountant waarna de RvC tot een besluit komt.

Governance- en remuneratiecommissie
De governance- en remuneratiecommissie ondersteunt de RvC bij het vervullen van zijn werkgeversrol en adviseert over de werving, selectie, (her)benoeming, beoordeling en bezoldiging van bestuurders en leden van de RvC. Verder houdt deze commissie zich bezig met de advisering van de RvC over het toezicht op de naleving van de governance wet- en regelgeving en het toezicht op de werking van de interne gedragscodes, zoals de integriteitscode en de klokkenluidersregeling. Ook bereidt deze commissie de besluitvorming van de RvC over deze onderwerpen voor.

Onderwerpen als strategie, de veranderende maatschappelijke rol van woningcorporaties, de verbinding met stakeholders en de samenwerking met huurdersorganisaties zijn niet apart belegd in een commissie. Deze worden in de voltallige raad besproken.

Naleving Governancecode in 2022
Eind 2022 voldeed deltaWonen aan de meeste bepalingen van de Governancecode Woningcorporaties 2020. Er werd niet (geheel) voldaan aan één pas toe-bepaling. De bestuurder voldeed niet aan de norm over een periode van kalenderjaren (2020-2021-2022) 108 PE-punten te behalen. Dit wordt toegelicht in punt 7.6.2.7. van dit verslag.

Verder zullen we in 2023, in lijn met de Governancecode, uitvoering geven aan nog één (openstaand) actiepunt waarna de Governancecode 2020 geheel is geïmplementeerd binnen deltaWonen. Dit betreft het actualiseren van het aanbestedingsbeleid zodat dit aansluit op de in 2021 vastgestelde visie op opdrachtgeverschap en aanbesteding. In dit aanbestedingsbeleid zullen, net als in het huidige aanbestedingsbeleid, de beginselen van aanbesteden uit de Governancecode worden verwerkt.

Governancedocumenten
De door deltaWonen gehanteerde governanceprincipes zijn neergelegd in afzonderlijke documenten, namelijk:

• de statuten;
• het reglement RvC en de daarbij behorende bijlagen (de profielschets van de RvC, het rooster van aftreden van de leden van de RvC, het reglement van de auditcommissie en het reglement van de governance- en remuneratiecommissie);
• het bestuursreglement en de profielschets van het bestuur;
• het reglement werving, selectie en (her)benoeming lid bestuur;
• het reglement werving, selectie en (her)benoeming lid RvC; het introductie- en opleidingsprogramma voor de leden van de RvC;
• het introductie- en opleidingsprogramma voor leden van het bestuur;
• de visie op besturen en toezichthouden.

In 2022 heeft actualisatie van een groot aantal governance documenten plaatsgevonden zodat deze in lijn zijn met de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (in werking getreden op 1 juli 2021) en gewijzigde Woningwet per 1 januari 2022. Hierbij zijn ook de statuten van deltaWonen gewijzigd per 1 juli 2022.

DeltaWonen heeft de toezichtbrief 2021 van de Autoriteit woningcorporaties ontvangen op 16 maart 2022. Hierin zijn de bevindingen vastgelegd in het kader van de in december 2021 uitgevoerde governance-inspectie. Aangegeven is dat de risico inschatting voor deltaWonen laag is op alle onderdelen van het beoordelingskader. De gesprekken in het kader van de governance inspectie 2022 vinden plaats in het eerste kwartaal van 2023.

Groei en Geluk
In 2018 heeft deltaWonen het nieuwe koersdocument Groei en Geluk opgesteld. De raad heeft dit goedgekeurd. In het governancejaarverslag van 2018 is het proces van totstandkoming en de rol hierbij van stakeholders, medewerkers en RvC toegelicht. In april 2020 is Groei en Geluk geüpdatet. In deze update zijn de Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen van de Verenigde Naties en onze geactualiseerde bedoeling, strategische doelstellingen en programma’s opgenomen. Verder staan er meer recente voorbeelden in en sluit het aan bij actuele onderwerpen als PFAS, biodiversiteit en de stikstofcrisis. De RvC keurde deze update goed in de vergadering van 4 april 2020.

In dialoog over en met stakeholders
Gedurende het jaar bespreken bestuurder en RvC van deltaWonen op welke wijze deltaWonen in contact is met de verschillende (externe en interne) stakeholders. Geregeld zijn inhoudelijke thema’s hierbij de verbindende factor. In de RvC-vergadering van 9 december 2022 is de RvC geïnformeerd over de geactualiseerde stakeholderslijst en het stakeholdermanagement in 2022. Ook heeft de RvC in 2022 deelgenomen aan verschillende bijeenkomsten met externe stakeholders (zie hoofdstuk 7.5). De RvC (of delen daarvan) sprak in 2022 een aantal keren afzonderlijk met interne stakeholders (Centrale Bewonersraad, MT en de OR). De waarnemingen hieruit zijn in de RvC gedeeld. Ook vond in 2022 op initiatief van de RvC weer een Brede Ontmoeting plaats tussen de RvC en deze interne stakeholders. Verder was de wijze van contact met stakeholders in 2022 ook een onderwerp tijdens de plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken van de bestuurder met de governance- en remuneratiecommissie.

Financiële continuïteit
Ieder jaar beoordeelt de raad of het voorgenomen beleid ten aanzien van de financiële continuïteit moet worden bijgesteld. Hierbij kijkt de raad of deltaWonen voldoet aan de doelstellingen met betrekking tot de financiële continuïteit en het behoud van het vermogen. In de vergadering van 9 december 2022 heeft de raad van commissarissen goedkeuring verleend aan het geactualiseerde financieel toetsingskader. Dit toetsingskader sluit aan op de normen uit het per 1 maart 2022 geüpdatete gezamenlijke beoordelingskader van de Autoriteit woningcorporaties (Aw) en Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW). Naast het externe beoordelingskader heeft deltaWonen in het eigen (interne) financiële toetsingskader twee aanvullende normen aangenomen: de Interest Coverage Ratio (ICR) is gecorrigeerd voor onrendabele investeringen en de nominale schuld afgezet tegen de netto operationele kasstromen. Met deze aanvullende normen wordt voor elk jaar geborgd dat we voldoende liquide blijven.

In de vergadering van de raad van commissarissen op 10 juni 2022 werden het jaarverslag, de jaarrekening en het accountantsverslag (inclusief de reactie van de bestuurder) over 2021 besproken met de bestuurder. De accountant was hierbij ook aanwezig. Hij is tijdens deze vergadering bevraagd op zijn controleverklaring van de jaarrekening. In deze vergadering stelde de raad van commissarissen de jaarstukken over 2021 vast en is decharge verleend aan de bestuurder voor het door hem gevoerde bestuur over het boekjaar 2021.

De interimcontrole is uitgevoerd door de accountant in oktober 2022. De managementletter 2022 is besproken in de vergadering van de auditcommissie op 14 november 2022 en besproken in de raad van commissarissen vergadering van 9 december 2022. De bevindingen uit de managementletter worden door de auditcommissie in de vergadering van de RvC teruggekoppeld en opgenomen in een lijst met actiepunten. De voortgang van deze actiepunten stelt het management jaarlijks ter kennisgeving beschikbaar aan de raad van commissarissen.

De RvC hield in 2022 op meerdere terreinen toezicht op de volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties van deltaWonen. De raad:

• nam kennis van de nieuwe meerjarige prestatieafspraken (2023-2027) voor de gemeente Oldebroek en de jaarlijkse uitwerking van de prestatieafspraken in Zwolle en Kampen. De prestatieafspraken zijn een samenwerking tussen deltaWonen, collega-corporaties, de gemeenten en de huurdersorganisaties. De jaarschijven zijn een uitwerking van de meerjarige prestatieafspraken die deltaWonen met de andere partijen sloot. De gemeentelijke Woonvisies en de Rijksprogramma’s voor Volkshuisvesting van de minister van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening en de regionale Woondeals vormen de basis onder de afspraken;
• informeerde zich over de werkwijze waarop deltaWonen vanuit haar Koersplan en Portefeuillestrategie inhoud geeft aan het proces van prestatieafspraken en huurbeleid, en heeft hier in een verdiepende sessie van de raad een gesprek over gevoerd met het managementteam en de programma-verantwoordelijken;
• heeft ingestemd met de aanvraag tot ontheffing voor de woningmarktregio Amersfoort-Noord, Veluwe-Zeewolde zodat deltaWonen in de gemeente Oldebroek (kernen Wezep en Hattermerbroek) mag uitbreiden en daarmee een bijdrage kan leveren aan de volkshuisvestelijke groeiopgave in Oldebroek.

Door de betrokkenheid van de RvC bij deze onderwerpen, kon de raad beoordelen in welke mate deltaWonen op de juiste wijze invulling geeft aan het bieden van voldoende beschikbare en betaalbare woningen van een goede (energetische) kwaliteit. In de ogen van de raad besteedt deltaWonen voldoende aandacht aan leefbare wijken en geeft zij op de juiste wijze zeggenschap aan huurders, gemeenten en andere stakeholders bij het realiseren van de volkshuisvestelijke en maatschappelijke opgave.

De RvC heeft kennisgenomen van het jaarverslag 2021 van de klachtenadviescommissie. Het bestuur gaf een toelichting op de aard van de klachten, de mate van gelijke delers binnen de diverse klachten en hoe de klachten zijn opgevolgd. Een samenvatting hiervan staat in het bestuursverslag van deltaWonen.

Vanaf eind 2021 tot medio 2022 vond de visitatie bij deltaWonen plaats over de periode 2018-2021. In maart 2021 hebben de bestuurder en de RvC een keuze gemaakt voor de visitatieaanbieder (Procorp) en zijn de voorbereidingen voor de visitatie van start gegaan. In het najaar van 2021 heeft deltaWonen de vereiste documenten aangeleverd en zijn de position paper en de factsheet van onze maatschappelijke prestaties over 2018-2021 opgesteld.

Op 2 november vond de kick-off van de visitatie plaats in aanwezigheid van de bestuurder, het managementteam, een delegatie van de RvC, de projectleider visitatie en de visitatiecommissie. Direct na de kick-off heeft de visitatiecommissie zowel onder interne als externe stakeholders een enquête uitgezet. Op 15 december was de interne visitatiedag, waarbij de visitatiecommissie heeft gesproken met diverse geledingen uit de organisatie, namelijk met de bestuurder, het managementteam en de concerncontroller, het A-team (middenkader), de RvC, een dwarsdoorsnede van het personeel en de ondernemingsraad.

Op 21 januari 2022 vond de visitatiedag met externe belanghouders plaats, waaronder wethouders en ambtenaren van de gemeenten, collega corporatiebestuurders, bestuurders van zorg- en welzijnsinstellingen en een vertegenwoordiging van een aantal vastgoedpartijen. Deze dag werd vanuit deltaWonen bijgewoond door de bestuurder, het managementteam en de concerncontroller, de RvC en een aantal medewerkers van deltaWonen. Het visitatierapport is opgeleverd op 9 mei 2022 en is, samen met de reactie hierop van de bestuurder en de RvC, gepubliceerd op de website van deltaWonen. De bestuurder en RvC zijn blij met het positieve visitatierapport van de commissie en vonden het zeer waardevol om samen met de belanghouders, samenwerkingspartners, bewoners en medewerkers te kijken naar wat goed gaat en wat beter kan. De genoemde verbeterpunten worden ter harte genomen en worden omarmd als kansen om nog verder te verbeteren.

Het bestuur is verantwoordelijk voor een goede risicobeheersing. De RvC houdt hier toezicht op.

Vanuit deze rol benoemde de RvC voor 2022 risico’s waar de raad extra aandacht aan wil geven. Het gaat om de bouwkostenontwikkeling, beschikbare bouwlocaties, belastbaarheid van de organisatie, informatiebeveiliging en leefbaarheid. Aan deze thema's is gedurende het jaar extra aandacht besteed door de onderwerpen separaat te agenderen of bij de mededelingen stil te staan bij de ontwikkelingen en beheersmaatregelen die zijn getroffen.

Verder stond voor 2022 een audit gepland om inzicht te krijgen in de mate waarin we frauderisico's lopen. Dit door onderzoek te doen naar de werking van de soft controls bij deltaWonen. Op verzoek van de RvC is het onderzoek door een externe partij uitgevoerd. Hiermee kregen we de mogelijkheid een vergelijking te maken met de werking van de soft controls bij andere bedrijven. KPMG heeft in september het onderzoek uitgevoerd. De rapportage van de bevindingen heeft net voor de kerst van 2022 plaatsgevonden. In 2023 wordt een programma geïnitieerd om aandacht te besteden aan verbeterkansen voor dit onderwerp.  

Eens per jaar ontvangt de RvC een voortgangsrapportage van de verbeterpunten van diverse (externe) onderzoeken over de beheersing van de processen en risico’s. De RvC ontving inzicht in de voortgang van de onderwerpen, die op de AO/IC-lijst staan in de vergadering van 25 maart 2022.

De externe accountant wordt benoemd door de RvC na advies van de directeur-bestuurder. Accountantskantoor BDO Audit & Assurance B.V. is in 2021 voor de periode 2022 tot en met boekjaar 2025 herbenoemd tot externe accountant van deltaWonen. De externe accountant woonde in 2022 een gedeelte van de vergaderingen bij van de auditcommissie en de RvC, waarin het onderzoek van de jaarrekening 2021 werd besproken en waarin de jaarrekening 2021 is goedgekeurd. Verder woonde de externe accountant de vergadering van de auditcommissie bij waarin de managementletter 2022 werd besproken. De accountant is tijdens de vergaderingen buiten aanwezigheid van het bestuur bevraagd over de bevindingen tijdens de interim- en jaarrekeningcontrole.

De RvC vervult de rol van werkgever voor het bestuur. Daarbij staat goed werkgever- en werknemerschap hoog in het vaandel. Samen met de bestuurder geeft de raad daar invulling aan. Dat gebeurt op een transparante wijze, waarin de dialoog centraal staat. De specifieke taken die bij deze werkgeversrol horen, zoals het selecteren, benoemen, belonen, beoordelen en eventueel schorsen of ontslaan van de bestuurder, zijn in de voorbereiding belegd bij de leden van de governance- en remuneratiecommissie. Zij voeren de werkgeversdialoog met de bestuurder en bereiden de jaarlijkse beoordelings- en beloningscyclus voor met input van de volledige raad. Het functioneren van de bestuurder is mede afhankelijk van de kwaliteit waarmee de RvC zijn werkgeversrol invult en uitvoert.

Samenstelling bestuur

De RvC is verantwoordelijk voor een goed bestuur. Deze verantwoordelijkheid vervult de raad onder meer door benoeming, schorsing, ontslag en jaarlijkse evaluatie van het bestuur. In 2022 is de samenstelling van het bestuur niet gewijzigd. Het bestuur bestond dat jaar uit één directeur-bestuurder: de heer E. Leideman. Hij is per 1 oktober 2008 benoemd voor een periode van vier jaar en is per 1 oktober 2012, per 1 oktober 2016 en per 1 oktober 2020 herbenoemd, telkens voor een periode van vier jaar.

Met de bestuurder vindt jaarlijks een plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprek plaats. De RvC bespreekt tenminste één maal per jaar het functioneren van het bestuur en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden. Het bestuur is hierbij niet aanwezig. De governance- en remuneratiecommissie voert daarna namens de RvC het gesprek hierover met de bestuurder.

In de vergadering van 25 maart stelde de RvC het beoordelingskader voor 2022 vast. In dit kader staat op welke onderdelen de bestuurder wordt beoordeeld.

In december 2022 is de bestuurder over 2022 beoordeeld op basis van:

• prestatieafspraken/bedrijfsvoering en resultaten;
• competenties;
• opleidings- en ontwikkelingsplan;
• diverse speerpunten;
• aanvullende aandachtspunten ingebracht door de bestuurder.

De RvC is zeer tevreden over het behaalde resultaat en de wijze waarop dit is gerealiseerd. De governance- en remuneratiecommissie legde de conclusies van de beoordeling vast in de jaarlijkse beoordelingsbrief die op 23 januari 2023 is verstuurd.

De geldende wet- en regelgeving van de bezoldiging van bestuurders is leidend voor het te volgen bezoldigingsbeleid. In 2022 gold de Wet normering topinkomens (WNT). Per 1 januari 2022 is, conform de WNT, bezoldigingsklasse G van toepassing voor deltaWonen. Dit op basis van het aantal eenheden en de omvang van de gemeente. Deze klasse kent een bezoldigingsmaximum van € 203.000,-. De beloning van de bestuurder is op dit bezoldigingsmaximum uitgekomen. Een specificatie en verdere toelichting van de bezoldiging van de bestuurder staat in de jaarrekening 2022. Op grond van de beoordeling over 2022 is door de RvC een aanvulling toegekend op het salaris van € 7.116,- tot aan het maximum van de WNT.

DeltaWonen heeft de bestuurder geen aandelen, persoonlijke leningen, financiële garanties of andere financiële voordelen verstrekt die niet vallen onder het beloningsbeleid.

De wet- en regelgeving bevat geen verplichting om periodiek de onafhankelijkheid van het bestuur vast te stellen. Desondanks wil de RvC vanuit het oogpunt van ‘good governance’ dit onderwerp periodiek aan de orde stellen in zijn bijeenkomsten.

In de vergadering van maart 2022 stelde de RvC de onafhankelijkheid van de bestuurder vast. Hierbij is getoetst aan de nieuwe ‘open norm’ uit de Woningwet en de limitatieve lijst met onverenigbaarheden die op dat moment nog was opgenomen in de statuten van deltaWonen.

De governance- en remuneratiecommissie vergaderde in 2022 drie keer. De bestuurder en de bestuurssecretaris woonden de vergaderingen van de governance- en remuneratiecommissie bij.

Belangrijke besluiten die in 2022 door de governance- en remuneratiecommissie zijn voorbereid:

• beoordelingskader RvC 2022 (inhoud) en 2023 (proces);
• vergoeding RvC 2022 en 2023;
• herbenoeming J. Veuger (voornemen herbenoeming);
• commissaris in opleiding, beoordeling en vervolg;
• finale decharge B.L.M.T. van Moerkerk;
• samenstelling RvC en rooster van aftreden;
• werving commissaris en (evaluatie) profielschets RvC;
• profielschets RvC en wervingsprofiel vacature sociaal-domein/bestuurlijk;
• OR-Vertegenwoordiging vanuit de RvC;
• nevenfuncties en onafhankelijkheid RvC;
• opleiding- en ontwikkelplan RvC 2022;
• PE-punten RvC 2022 en 2023: proces;
• activiteiten RvC 2022;
• governancejaaragenda RvC 2023;
• beoordelingskader bestuurder 2022 (inhoud) en 2023 (proces);
• vergoeding bestuurder 2022/2023 en vaste onkostenvergoeding bestuurder;
• nevenfuncties en onafhankelijkheid bestuurder;
• beoordeling en beloning bestuurder;
• vergoeding bestuurder 2022/2023;
• risico’s ten aanzien van continuïteit bestuur en MT;
• visie op toezichthouden en besturen;
• naleving Governancecode in 2021;
• herziening governance documenten;
• toezicht- en toetsingskader RvC;
• rapportage klokkenluidersregeling;
• Aedes-benchmark;
• verantwoording stakeholdermanagement 2022.

De cultuur van deltaWonen kenmerkt zich door vier kernwaarden: professioneel, verbindend, respectvol en verrassend. Dit brengt een open en transparante cultuur met zich mee. Met de implementatie van het koersdocument Groei en Geluk is er binnen de organisatie naast aandacht voor zingeving en plezier ook aandacht voor voldoening. Het drieluik zingeving, voldoening en plezier is de basis voor (werk)geluk. Dat er vanuit de kernwaarden en binnen een open en transparante cultuur gewerkt wordt aan de invulling van Groei en Geluk merkt de RvC in de contacten met medewerkers (via de lunchbijeenkomsten), de ondernemingsraad en het management. Ook in de contacten met de bestuurder ervaart de raad vertrouwen en ruimte voor reflectie en tegenspraak.

DeltaWonen heeft een integriteitscode en klokkenluidersregeling. Beide documenten zijn gepubliceerd op de website van deltaWonen.

Integriteitscode
De integriteitscode bevat een omschrijving van de (kern)waarden en normen die gelden voor de medewerkers van deltaWonen. In de arbeidsovereenkomsten van medewerkers staat een verwijzing naar de integriteitscode. De bestuurder en commissarissen tekenen vanaf 2019 een integriteitsverklaring en zijn daarop aanspreekbaar. Hiermee geven de bestuurder en commissarissen aan dat zij zich binden aan de integriteitscode en deze zullen toepassen. Ook van stakeholders van deltaWonen wordt verwacht dat zij zich houden aan de normen en waarden die staan beschreven in de code. Medewerkers van deltaWonen kunnen bij ongewenst gedrag (bijvoorbeeld niet integer gedrag of handelen) terecht bij een interne of externe vertrouwenspersoon.

Bij de zelfevaluatie van de raad van commissarissen op 18 november heeft de raad gesproken over het thema integriteit en zijn verbeteracties geformuleerd (zie hoofdstuk 7.6.2.6).

Jaarlijks, of wanneer daar eerder aanleiding toe is, spreekt de bestuurder met de governance- en remuneratiecommissie over de (risico’s ten aanzien van) continuïteit van het bestuur, de organisatie en de RvC. Ook staan de RvC en de commissie stil bij bestuursmodellen en strategieën, belasting van de organisatie in relatie tot de ambitie en de balans RvC-Bestuur-MT. De commissie heeft dit in haar vergadering van 9 november besproken met de bestuurder en haar bevindingen gedeeld in de interne vergadering van 9 december. De conclusie van de commissie is dat de continuïteit voor nu en de korte termijn geborgd is. De genoemde thema’s blijven echter een belangrijk bespreekpunt waar de RvC een paar keer per jaar bij stilstaat.

De RvC is van mening de drie wettelijke rollen van de RvC niet goed te kunnen vervullen als er niet óók voldoende kennis is van wat er leeft en speelt onder de stakeholders van deltaWonen. De samenleving verandert in hoog tempo en onder stakeholders groeit de behoefte om invloed uit te oefenen op de corporatie. De raad vindt het dan ook belangrijk om in goed vertrouwen en in verbinding met elkaar, het bestuur en de omgeving de toekomst van deltaWonen professioneel vorm te geven. Dat lukt alleen in een open dialoog vanuit vertrouwen en respect. De verdere uitwerking van deze visie is opgenomen in de visie op besturen en toezichthouden. Deze visie is vastgesteld in de RvC-vergadering van 10 december 2021.

De raad oriënteert zich op wat er speelt onder de interne en externe stakeholders in het lokale werkveld van deltaWonen. Op de jaarlijkse deltaWonen stakeholders-events ontmoeten de leden van de RvC de belangrijkste externe stakeholders en gaat de RvC met hen in gesprek over actuele onderwerpen en ontwikkelingen. Op 21 maart woonden de commissarissen de kennis- en netwerkbijeenkomst voor de RvC’s van de Zwolse corporaties bij. Tijdens deze bijeenkomst is gesproken over de rol en positie van corporaties op het gebied van wonen, welzijn en zorg. Doel van de bijeenkomst was dit onderwerp beter te begrijpen, zicht te krijgen op de Zwolse samenwerking, ervaringen uit te wisselen en elkaar beter te leren kennen. Verder waren leden van de RvC op 16 september aanwezig bij de stakeholdersbijeenkomst ‘Wonen met zorg’. Met vertegenwoordigers van de gemeente, zorgorganisaties, collega-corporaties en de Centrale Bewonersraad zijn kennis en ervaringen gedeeld.

Op 1 november 2022 vond de Brede Ontmoeting plaats tussen raad, bestuur, managementteam, ondernemingsraad en de Centrale Bewonersraad. Tijdens deze bijeenkomst is gesproken over het thema ‘leefbaarheid’. Doel van de bijeenkomst was een schets te geven van de veranderende context van het leefbaarheidsbeleid, inzichten te delen en input op te halen ten behoeve van herijking van het leefbaarheidsbeleid.

Ook ging de raad, zoals elk jaar, het gesprek aan met de ondernemingsraad en de Centrale Bewonersraad (zie hoofdstuk 7.8.3 van dit jaarverslag). Verder is er contact met het MT, omdat MT-leden ook aan tafel zitten bij de RvC-vergaderingen. Het contact met medewerkers van deltaWonen vindt plaats in periodieke lunchbijeenkomsten. Tijdens de lunchbijeenkomst op 25 maart is gesproken over de thema’s ‘gebiedsgericht werken’ en ‘data-gedreven digitale innovatie’.

Door deelname van de RvC aan bovengenoemde bijeenkomsten en gevoerde dialogen heeft de RvC goed kunnen waarnemen (horen, zien, voelen, lezen, etc.) wat er in 2022 leefde en speelde in de omgeving van deltaWonen. De RvC-leden stonden vanuit hun reguliere functie op verschillende manieren vrijwel dagelijks in verbinding met ontwikkelingen op het gebied van wonen, zorg en welzijn, openbaar bestuur en onderwijs - zowel lokaal als landelijk (bijvoorbeeld door bijeenkomsten van Aedes of de VTW bij te wonen).

De RvC werkt met een profielschets - gerelateerd aan zijn omvang, samenstelling en activiteiten - om de gewenste deskundigheid en achtergrond van de leden te waarborgen. De profielschets is gepubliceerd op de website van deltaWonen.

In de profielschets staat dat in de RvC diverse specifieke deskundigheden aanwezig moeten zijn om het brede spectrum van de woningcorporatie te kunnen overzien. De raad functioneert immers het best bij een goede teamsamenstelling en diversiteit. Ook op dit gebied bevat de profielschets diverse criteria.

In 2022 is de profielschets van de RvC geëvalueerd in verband met een lopende herbenoemingsprocedure, de toekomstige wervingsprocedure van een commissaris en wijzigingen in wet- en regelgeving. In verband met een paar wijzigingen is de profielschets eind 2022 voorgelegd aan de bestuurder, de ondernemingsraad en de Centrale Bewonersraad. De verwachting is dat de RvC in het eerste kwartaal van 2023 op basis van de verkregen input de herziene profielschets kan vaststellen.

In 2022 zijn mevrouw M.C.E. van der Vleuten (per 1 januari) en mevrouw F.J. Siderius (per 1 maart) toegetreden tot de RvC. De benoeming van deze leden heeft plaatsgevonden in 2021. Het proces van beide benoemingen is toegelicht in het governance jaarverslag 2021.

De heer Veuger is niet voorgedragen voor herbenoeming (besluit genomen begin 2023).

Van 1 januari 2022 tot en met 31 december 2022 waren de volgende personen lid van de RvC van deltaWonen:

De RvC is van oordeel dat de raad voldoende divers is als het gaat om deskundigheid en competenties. De samenstelling en deskundigheid van de raad sluit aan bij de beschrijving daarvan in de profielschets van de RvC.

Omdat de RvC sinds begin 2022 twee nieuwe leden heeft, heeft de RvC in 2022 twee bijeenkomsten georganiseerd rondom de samenwerking binnen de RvC. Deze vonden onder externe begeleiding plaats op 7 juni en 16 september met als thema ‘Professioneel teamwerk door de effectieve inzet van kracht en tegenkracht’.

De RvC is zo samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, de bestuurder en welk deelbelang dan ook, onafhankelijk en kritisch kunnen functioneren. Zo kan de raad zijn taak naar behoren vervullen. De leden van de raad hebben geen nevenfuncties die tegenstrijdig zijn aan het belang van deltaWonen. Dat geeft de waarborg dat zij op een onafhankelijke wijze tot een oordeel kunnen komen.

In 2022 stond integriteit op de agenda van de RvC. Bij de zelfevaluatie van de RvC heeft de raad gesproken over het thema integriteit en zijn acties benoemd waarop de raad nog verbetermogelijkheden ziet (zie hoofdstuk 7.6.2.6.).

Onafhankelijkheidsverklaring
Begin 2022 tekenden de leden van de RvC een onafhankelijkheidsverklaring, waarin de (wettelijke en statutaire) onverenigbaarheden zijn opgenomen. Ook vulden alle commissarissen een overzicht in met nevenfuncties. In de vergadering van maart 2022 stelde de RvC de onafhankelijkheid van de RvC-leden vast. Hierbij is getoetst aan de nieuwe ‘open norm’ uit de Woningwet en de limitatieve lijst met onverenigbaarheden die op dat moment nog was opgenomen in de statuten van deltaWonen.

De leden van de RvC hechten grote waarde aan aanspreekbaarheid. Iedereen kan zich tot hen wenden wanneer daartoe aanleiding is.

Om de toezichthoudende taak goed te kunnen vervullen, liet de RvC zich regelmatig mondeling en schriftelijk door de bestuurder informeren. De verkregen informatie had betrekking op de maatschappelijke prestaties en financiële resultaten in relatie tot de beoogde doelen, relevante externe ontwikkelingen en de wensen en behoeften van stakeholders.

Rapportages
De RvC ontvangt ieder kwartaal een rapportage met financiële, operationele en volkshuisvestelijke informatie. In deze rapportages staan de prestaties en informatie over de realisatie en de eindejaarsprognose in relatie tot de ambitie. De RvC laat zich ook informeren door relevante stakeholders binnen en buiten de organisatie. Bijvoorbeeld door de huurdersorganisatie, de ondernemingsraad en de accountant.

De RvC vindt het belangrijk verbinding te houden met de interne en externe stakeholders binnen zijn toezichthoudende rol (zie hoofdstuk 7.5). Ook halen de leden van de RvC zelf informatie op, onder andere bij de VTW (Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties), Aedes, diverse (sectorgerelateerde) bijeenkomsten en eigen netwerkcontacten.

Het introductieprogramma voor nieuwe leden van de RvC maakt onderdeel uit van het introductie- en opleidingsprogramma. De commissarissen die per 1 januari en 1 maart 2022 zijn aangetreden, hebben dit programma doorlopen in 2022.

De leden van de RvC zijn lid van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW).

Op 18 november is het eigen functioneren van de RvC en dat van de individuele leden besproken tijdens de jaarlijkse zelfevaluatie. Dit jaar is een koppeling gemaakt met het thema integriteit. Doel van de zelfevaluatie was, naast het bespreken van het eigen functioneren, om een gemeenschappelijk beeld van integriteit te scheppen, kritisch met elkaar in gesprek te gaan en acties te benoemen waarop we nog verbeteringsmogelijkheden zien.

Uit de dag zijn de onderstaande punten aan bod gekomen:

• Kaders
  De RvC heeft gesproken over de beschikbare kaders rondom integriteit binnen de corporatiesector en deltaWonen en geeft aan: “We zijn tevreden over de huidige kaders en de toepassing ervan, we hebben één actiepunt benoemd in de voortgang van de aanpassing van het reglement ongewenst gedrag.” Deze actie betreft het meer preventief formuleren van het reglement ongewenst gedrag.
  
• Dilemma’s
  De RvC heeft een inhoudelijke discussie gehad over de dilemma’s op het gebied van integriteit waarbij zij veelal op één lijn met elkaar zitten. De nuanceverschillen zijn goed bespreekbaar. Bij twijfel is het onderstaande schema een geschikt handvat om toe te passen.
  
  
  
  
  
• Reflectie
  Ter voorbereiding op de zelfevaluatie hebben alle RvC-leden een vragenlijst ingevuld met vier vragen over het thema integriteit. De antwoorden op deze vragen zijn met elkaar gedeeld en besproken. Aan de bestuurder is gevraagd een reactie te geven op deze antwoorden.

De RvC heeft vervolgens met elkaar gesproken over hoe hij invulling geeft aan zijn rol als toezichthouder, hoe hiervan te leren en verder te ontwikkelen: “Belangrijk is om open met elkaar te blijven communiceren en elkaar te blijven aanspreken.We moeten goed naar onszelf blijven kijken. Welke vragen moeten we blijven stellen om dit te prikkelen?”

Er zijn twee actiepunten benoemd. Aan het begin van iedere RvC-vergadering nemen de commissarissen de tijd om enkele vragen te stellen over de agendapunten vanuit het perspectief “van buiten naar binnen”. Doel is om door de verschillende onderwerpen heen zo nog beter vanuit de belangen van de huurders te kijken hoe dit hen raakt. Het tweede actiepunt betreft het vast agenderen van het onderwerp “integriteit”. Hiermee wordt integriteit continu in het proces geborgd.

• Collectieve ambitie
  De RvC heeft voor zichzelf de volgende ambitie gedefinieerd:
  Wij zijn van betekenis
  • Wij zijn in verbinding met elkaar, de huurders, de corporatie en de stakeholders. In een open dialoog en met balans tussen inspanning en ontspanning voeren we het gesprek over de onderwerpen die er echt toe doen.
  • Wij zijn de (sparring)partner voor de bestuurder en worden tijdig en pro-actief betrokken. Daardoor kunnen we het goede gesprek voeren.Ieder heeft zijn of haar inbreng.
  • Wij kijken breed naar vraagstukken en lopen voorop in het gesprek over de dynamiek van de omgeving die zorgt voor een steeds veranderende rolinvulling van corporatie en RvC. We maken de zaken graag concreet.
  • We werken efficiënt in het uitvoeren van de verplichte taken, waarmee we ruimte crëeren om het goede gesprek te voeren en optimaal van betekenis te kunnen zijn.

De bestuurder en de leden van de RvC blijven hun kennis ontwikkelen door middel van trainingen en cursussen. Hiertoe stelde de RvC begin 2022 een opleidingsplan voor dat jaar vast. Met de bestuurder werden hierover afspraken gemaakt in het jaarlijkse planningsgesprek. De commissarissen en de bestuurder volgden op basis van dit plan en afspraken diverse trainingen en/of opleidingen. Zo is bijvoorbeeld op 7 oktober een sessie rondom het thema ‘informatiestrategie’ georganiseerd. Medewerkers van deltaWonen en een externe specialist op het gebied van data en technologie deelden kennis over artificiële intelligentie en wat dit voor deltaWonen kan betekenen.

De commissarissen voldeden aan de Permanente Educatie-systematiek van Aedes/VTW. In onderstaande tabel staan de behaalde PE-punten per commissaris.

Het contact met de CBR verloopt in de regel via de commissarissen die op voordracht van de CBR zijn benoemd. De huurderscommissarissen spraken in 2022 twee keer met de CBR tijdens een benen op tafel-overleg, namelijk op 17 februari en 27 oktober. Er is toen gesproken over de bezetting van de CBR, de samenwerking tussen de CBR en deltaWonen, het proces van prestatieafspraken, de ondersteuning door de Woonbond, de interactie met de bewonerscommissies en huurders, de rol van de CBR in het huurbeleid en de informatie vanuit de RvC. Enkele huurderscommissarissen hebben de jaarvergadering van de Bewonersraad bijgewoond op 15 maart.

Verder is er afstemming met de CBR geweest over de profielschets van de RvC en de werving van een niet-huurderscommissaris. Besloten is om door middel van een pilot de CBR een adviserende rol te geven bij de werving van een niet-huurderscommissaris.

De RvC is verheugd dat de CBR haar rol voortvarend oppakt. Zowel de huurders als deltaWonen hebben belang bij een goed functionerende huurdersorganisatie en de RvC zal de CBR dan ook ondersteunen waar nodig.

Daarnaast wordt de RvC tijdens elke RvC-vergadering door de bestuurder en adjunct-directeur wonen geïnformeerd over ontwikkelingen bij de CBR en het overleg met de CBR.

De voorzitter en een lid van de RvC spraken in 2023 twee keer met de ondernemingsraad. Op 10 juni in de vorm van een benen-op-tafel-overleg waarbij een kennismaking plaatsvond met de nieuwe huurderscommissaris (mevrouw Van der Vleuten) en gesproken is over het initiatiefrecht van de OR, de participatieladder en arbeidsmarktontwikkelingen. En op 9 december in een vergadering waarbij de ondernemingsraad terugblikte op 2022 en vooruitkeek naar 2023. Verder spraken zij over de samenwerking tussen de OR en de bestuurder. De gesprekken met de ondernemingsraad zijn gevoerd in de geest van de kernwaarden en de Governancecode. De RvC is content met de goede samenwerking tussen de ondernemingsraad en de bestuurder, met als kenmerken ‘constructief, groei, samen, betrokken en open’.

Paragraaf 7.5 van dit jaarverslag bevat een overzicht van de ontmoetingen van de RvC met stakeholders in 2022.

De gehele RvC, zoals deze actief is op de datum van dagtekening van het verslag, ondertekent het verslag van de RvC.