7. Over besturen en toezichthouden

DeltaWonen heeft haar governancestructuur ingericht volgens het tweelagenbestuursmodel. Er is één Raad van Commissarissen (RvC). Deze bestond op 31 december 2023 uit zes leden en één commissaris in opleiding. Het bestuur bestaat uit één directeur-bestuurder.

Raad van Commissarissen
De RvC houdt toezicht op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken binnen deltaWonen. De raad adviseert het bestuur gevraagd en ongevraagd, is verantwoordelijk voor de benoeming (en eventuele schorsing of ontslag) van de bestuurders en stelt hun beoordeling en arbeidsvoorwaarden vast. Ook geeft de RvC de accountant opdracht voor de controle van de jaarstukken.

Bij de vervulling van hun taak richten de commissarissen zich naar het belang van deltaWonen en de door haar in stand gehouden onderneming en/of organisatie, naar het te behartigen maatschappelijke belang en naar het belang van de betrokken belanghebbenden.

De RvC handelt op basis van de bevoegdheden die in de statuten zijn omschreven. De werkwijze van de raad is beschreven in het reglement van de RvC.

Toezichtsvisie
De visie op toezichthouden ligt vast in de gezamenlijke visie van bestuur en RvC op besturen en toezichthouden. Het bestuur en de RvC vervullen verschillende rollen, van waaruit ze dezelfde doelstelling nastreven. Bij dit dynamische samenspel rondom strategie, realisatie en toezicht geldt deze visie op besturen en toezichthouden als leidraad.

In de visie op besturen en toezichthouden beschrijft de RvC hoe er invulling wordt gegeven aan de drie rollen van de RvC (toezichthouden op het bestuur, klankbord voor het bestuur en werkgever voor het bestuur), het samenwerken met stakeholders en de samenwerking met het bestuur. 

In de RvC-vergadering van 9 december 2022 is besloten de visie op toezichthouden te 'verrijken' aan de hand van specifieke criteria van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW). Deze actualisatie van de visie op besturen en toezichthouden heeft in 2023 plaatsgevonden.

Commissies
Conform het reglement kent de RvC tenminste twee commissies: de auditcommissie en de governance- en remuneratiecommissie. Zij werken op basis van separate reglementen en adviseren de raad over de onderwerpen die binnen hun taakgebied vallen. Ook bereiden ze de besluitvorming van de raad voor. Dit laat de verantwoordelijkheid voor de besluitvorming van en door de raad onverlet.

Verderop in het governancejaarverslag volgt een beschrijving van het aantal vergaderingen met de belangrijkste onderwerpen die daar aan de orde zijn gekomen. In hoofdstuk 2 (Verslag vanuit de toezichthoudende rol) voor wat betreft de auditcommissie en hoofdstuk 3 (Verslag vanuit de werkgeversrol) voor wat betreft de governance- en remuneratiecommissie. De personele samenstelling van de commissies staat in paragraaf 7.6.1.3.

Auditcommissie
De auditcommissie ondersteunt de RvC bij het houden van toezicht. Bijvoorbeeld met betrekking tot de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen en compliance, de financiële informatieverschaffing en de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van de concerncontroller en de externe accountant. Daarnaast adviseert de auditcommissie de raad over financieel economische (vraag)stukken zoals beschreven in het reglement van de auditcommissie. Ten slotte adviseren de auditcommissie en het bestuur de RvC over de beoordeling van het functioneren van de externe accountant waarna de RvC tot een besluit komt.

Governance- en remuneratiecommissie
De governance- en remuneratiecommissie ondersteunt de RvC bij het vervullen van zijn werkgeversrol en adviseert over de werving, selectie, (her)benoeming, beoordeling en bezoldiging van bestuurders en leden van de RvC. Verder houdt deze commissie zich bezig met de advisering van de RvC over het toezicht op de naleving van de governance wet- en regelgeving en het toezicht op de werking van de interne gedragscodes, zoals de integriteitscode en de klokkenluidersregeling. Ook bereidt deze commissie de besluitvorming van de RvC over deze onderwerpen voor.

Onderwerpen als strategie, de veranderende maatschappelijke rol van woningcorporaties, de verbinding met stakeholders en de samenwerking met huurdersorganisaties zijn niet apart belegd in een commissie. Deze worden in de voltallige raad besproken.

Naleving Governancecode in 2022
Eind 2022 voldeed deltaWonen aan de meeste bepalingen van de Governancecode Woningcorporaties 2020. Er werd niet (geheel) voldaan aan één pas toe-bepaling, te weten principe 4.6 van de Governancecode waarin de verplichting is opgenomen dat het bestuur minimaal eenmaal per jaar met de RvC spreekt over de omgang met, en de participatie en invloed van belanghebbenden. In verband met (beperkte) capaciteit was het niet haalbaar het stakeholdermanagement te agenderen voor de vergadering van december 2023. Dit onderwerp is daarom doorgeschoven naar de eerste RvC-vergadering van 2024.

Verder zullen we in 2024, in lijn met de Governancecode, uitvoering geven aan nog één (openstaand) actiepunt waarna de Governancecode 2020 geheel is geïmplementeerd binnen deltaWonen. Dit betreft het actualiseren van het aanbestedingsbeleid Vastgoed zodat dit aansluit op de in 2021 vastgestelde visie op opdrachtgeverschap en aanbesteding. In dit aanbestedingsbeleid zullen, net als in het huidige aanbestedingsbeleid, de beginselen van aanbesteden uit de Governancecode worden verwerkt.

DeltaWonen heeft de toezichtbrief 2023 van de Autoriteit woningcorporaties ontvangen op 13 april 2023. Hierin zijn de bevindingen vastgelegd in het kader van de in maart 2023 uitgevoerde governance-inspectie. Aangegeven is dat de risico-inschatting voor deltaWonen laag is op alle onderdelen van het beoordelingskader. DeltaWonen heeft op lokaal en regionaal niveau goed in beeld wat de volkshuisvestelijke behoefte is in haar werkgebied. Dit heeft geleid tot het naar boven bijstellen van de nieuwbouwambities. Aandacht is gevraagd voor de daadwerkelijke realisatie van de nieuwbouwopgave. Ondanks dat actief wordt ingezet om de opgave daadwerkelijk te verwezenlijken blijft de realisatie fors achter bij de begroting.

Bij het toezichthouden maakt de RvC gebruik van een toezicht- en toetsingskader. Het toezichtkader bestaat uit de wet- en regelgeving. De kaders die betrekking hebben op de besturing en beheersing zijn opgenomen in het toetsingskader van de RvC. Dit toetsingskader bevat de documenten waaraan de maatschappelijke en financiële presaties van deltaWonen kunnen worden getoetst. Tot dit toetsingskader behoren onder meer de volgende (beleids)stukken:

• de statuten;
• het reglement van de RvC en het reglement Bestuur;
• het ondernemingsplan;
• het reglement financieel beleid en beheer;
• de begroting;
• het treasurystatuut (geactualiseerd in 2023);
• het investeringsstatuut;
• het verbindingenstatuut;
• het fiscaal statuut (geactualiseerd in 2023);
• de visie van bestuur en RvC op opdrachtgeverschap en het aanbestedingsbeleid;
• het aanbestedingsbeleid.

Groei en Geluk
In 2018 heeft deltaWonen het nieuwe koersdocument Groei en Geluk opgesteld. De raad heeft dit goedgekeurd. In het governancejaarverslag van 2018 is het proces van totstandkoming en de rol hierbij van stakeholders, medewerkers en RvC toegelicht. In april 2020 is Groei en Geluk geüpdatet. In deze update zijn de Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen van de Verenigde Naties en onze geactualiseerde bedoeling, strategische doelstellingen en programma’s opgenomen. Verder staan er meer recente voorbeelden in en sluit de tekst weer aan bij actuele onderwerpen als PFAS, biodiversiteit en de stikstofcrisis. De RvC keurde deze update goed in de vergadering van 4 april 2020. In 2023 is gewerkt aan het actualiseren van het koersdocument. De bestuurder heeft “Ruimte voor Geluk” op 17 januari 2024 gepresenteerd in een bijeenkomst met stakeholders en medewerkers.  

Een aantal stakeholders (gemeenten, collega-corporaties en CBR) is inmiddels gevraagd een reactie te geven op het document. De OR en het Jongerenpanel hebben hun reflectie op het concept al gegeven. Deze reacties worden meegenomen in de vast te stellen versie van het nieuwe koersdocument.

In dialoog over en met stakeholders
Gedurende het jaar bespreken de bestuurder en RvC van deltaWonen op welke wijze deltaWonen in contact is met de verschillende (externe en interne) stakeholders. Geregeld zijn inhoudelijke thema’s hierbij de verbindende factor. In de RvC-vergadering van 9 december 2022 is de RvC geïnformeerd over de geactualiseerde stakeholderslijst en het stakeholdermanagement in 2022. In de RvC-vergadering van maart 2024 wordt de RvC geïnformeerd over het stakeholdermanagement in 2023.

De RvC heeft in 2023 deelgenomen aan verschillende bijeenkomsten met externe stakeholders (zie hoofdstuk 7.5). De RvC (of delen daarvan) sprak in 2023 een aantal keren afzonderlijk met interne stakeholders (Centrale Bewonersraad, MT en de OR). De waarnemingen hieruit zijn in de RvC gedeeld. Ook vond in 2023 op initiatief van de RvC weer een Brede Ontmoeting plaats tussen de RvC en deze interne stakeholders. Verder was de wijze van contact met stakeholders in 2023 ook een onderwerp tijdens de plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken van de bestuurder met de governance- en remuneratiecommissie.

Financiële continuïteit
Ieder jaar beoordeelt de RvC of het voorgenomen beleid ten aanzien van de financiële continuïteit moet worden bijgesteld. Hierbij kijkt de raad of deltaWonen voldoet aan de doelstellingen met betrekking tot de financiële continuïteit en het behoud van het vermogen. In de vergadering van 8 december 2023 heeft de RvC goedkeuring verleend aan het geactualiseerde financieel toetsingskader. Dit toetsingskader sluit aan op de normen uit het per 1 maart 2022 geüpdatete gezamenlijke beoordelingskader van de Autoriteit woningcorporaties (Aw) en Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW). Naast het externe beoordelingskader heeft deltaWonen in het eigen (interne) financiële toetsingskader twee aanvullende (strengere) normen aangenomen: 1. de Interest Coverage Ratio (ICR) is gecorrigeerd voor onrendabele investeringen en 2. de nominale schuld is afgezet tegen de netto operationele kasstromen. Met deze aanvullende normen wordt voor elk jaar geborgd dat we voldoende liquide blijven.

Meerjarenbegroting
De RvC ontvangt jaarlijks de meerjarenbegroting met daarin informatie over het investeringsprogramma. In deze begroting staat welke initiatieven deltaWonen de komende tien jaar wil ontplooien op het gebied van onder andere nieuwbouw, renovatie, sloop, aankoop, samenvoeging en verkoop van woningen (en eventueel ander vastgoed). Het doel is om zo de gewenste opbouw van de vastgoedportefeuille te bereiken.

De meerjarenbegroting bevat de operationele en financiële doelstellingen van deltaWonen voor het komende jaar. Er staat ook in of deltaWonen voldoet aan de financiële ratio’s van Aw en WSW. De doelstellingen en uitgangspunten worden getoetst aan het vastgestelde (interne) financieel toetsingskader. In de vergadering van 8 december 2023 behandelde de RvC de meerjarenbegroting 2024-2033 en keurde de begroting 2024 goed. Hierbij is specifiek stilgestaan bij de realiseerbaarheid van de plannen voor wat betreft het toevoegen van nieuwe woningen en de planmatig onderhoud/duurzaamheidsinvesteringen.

De meerjarenbegroting 2024-2033 is een volgende begroting in het transitietraject van ons huidige bezit naar een CO₂-neutraal bezit in 2050. Ook is de nieuwbouw in deze meerjarenbegroting energieneutraal ingerekend. De doelstellingen van deltaWonen zijn gericht op maximaal maatschappelijk rendement. Dit altijd met de financiële continuïteit als randvoorwaarde.

In de vergadering van de raad van commissarissen op 14 juni 2023 werden het jaarverslag, de jaarrekening en het accountantsverslag (inclusief de reactie van de bestuurder) over 2022 besproken met de bestuurder. De accountant was hierbij ook aanwezig. Hij is tijdens deze vergadering bevraagd op zijn controleverklaring van de jaarrekening. In deze vergadering stelde de raad van commissarissen de jaarstukken over 2022 vast en is decharge verleend aan de bestuurder voor het door hem gevoerde bestuur over het boekjaar 2022.

De interimcontrole is uitgevoerd door de accountant in oktober 2023. De managementletter 2023 is besproken in de vergadering van de auditcommissie op 20 november 2023 en besproken in de RvC-vergadering van 8 december 2023. De bevindingen uit de managementletter worden door de auditcommissie in de vergadering van de RvC teruggekoppeld en opgenomen in een lijst met actiepunten. De voortgang van deze actiepunten stelt het management jaarlijks ter kennisgeving beschikbaar aan de RvC.

De RvC hield in 2023 op meerdere terreinen toezicht op de volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties van deltaWonen. De raad:

• nam kennis van de nieuwe meerjarige prestatieafspraken (2024-2027) voor de gemeente Zwolle en de jaarlijkse uitwerking van de prestatieafspraken in Kampen en Oldebroek. De raad is in twee termijnen geïnformeerd; in juni over de voortgang en inzet van de te maken afspraken en in december over de resultaten middels inzicht in de gemaakte afspraken.De prestatieafspraken zijn een samenwerking tussen deltaWonen, collega-corporaties, de gemeenten en de huurdersorganisaties. De jaarschijven zijn een uitwerking van de meerjarige prestatieafspraken die deltaWonen met de andere partijen sloot. De gemeentelijke Woonvisies en de Rijksprogramma’s voor Volkshuisvesting van de minister van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening en de regionale Woondeals vormen de basis voor de afspraken;
• heeft ingestemd met de integrale herziening van de portefeuillestrategie van deltaWonen. In juni zijn de richting van de uitgangspunten en te maken keuzes met de raad besproken, in december heeft de raad de vernieuwde portefeuillestrategie vastgesteld. In de portefeuillestrategie is o.a. de vertaling gemaakt van de nationale prestatieafspraken naar de opgave voor deltaWonen;
• heeft ingestemd met de vernieuwde visie op leefbaarheid “ruimte voor wijkgeluk”. Bij de start van het proces heeft de raad gesproken over de uitgangspunten en haar input gegeven. De raad is geïnformeerd over de vernieuwde visie in de vergadering van december 2023.

Door de betrokkenheid van de RvC bij deze onderwerpen, kon de raad beoordelen in welke mate deltaWonen op de juiste wijze invulling geeft aan het bieden van voldoende beschikbare en betaalbare woningen van een goede (energetische) kwaliteit. In de ogen van de raad besteedt deltaWonen voldoende aandacht aan leefbare wijken en geeft zij op de juiste wijze zeggenschap aan huurders, gemeenten en andere stakeholders bij het realiseren van de volkshuisvestelijke en maatschappelijke opgave.

De RvC heeft kennisgenomen van het jaarverslag 2022 van de klachtenadviescommissie. Het bestuur gaf een toelichting op de aard van de klachten, de mate van gemene delers binnen de diverse klachten en hoe de klachten zijn opgevolgd. Een samenvatting hiervan staat in het bestuursverslag van deltaWonen.

Het laatste visitatierapport over 2018-2021 is opgeleverd op 9 mei 2022. De genoemde verbeterpunten worden ter harte genomen en worden omarmd als kansen om nog verder te verbeteren. De actiepunten van de visitatie zijn onderdeel van onze AO-IC, waar jaarlijks op wordt gerapporteerd. De RvC heeft de voortgang van de eigen actiepunten uit de visitatie besproken in de RvC-vergadering van 14 juni 2023.

Het bestuur is verantwoordelijk voor een goede risicobeheersing. De RvC houdt hier toezicht op.

Vanuit deze rol benoemde de RvC voor 2023 risicothema’s waar de RvC extra aandacht aan heeft besteed. Het gaat om het realiseren van de nationale prestatieafspraken met daarbij nadrukkelijk aandacht voor:

• tijdigheid verkrijgen vergunningen;
• de bouwkosten ontwikkeling;
• capaciteit bij de aannemers en;
• beschikbare bouwlocaties.

Verder zijn de risico’s beoordeeld die we lopen ten aanzien van de belastbaarheid van de organisatie, integriteit en soft controls, informatiebeveiliging, de positie huurder/ontwikkelingen die de huurder raken en digitaal vakmanschap. Aan deze thema's is gedurende het jaar extra aandacht besteed door de onderwerpen separaat te agenderen of bij de mededelingen stil te staan bij de ontwikkelingen en beheersmaatregelen die zijn getroffen. 

Eind 2022 heeft KPMG de resultaten gepresenteerd van het onderzoek naar de werking van de soft controls bij deltaWonen ten opzichte van andere bedrijven. Zo kregen we onder andere een beeld van de mate waarin we frauderisico's lopen. In 2023 heeft een werkgroep bijeenkomsten georganiseerd waarin de onderzoeksresultaten met de organisatie zijn gedeeld, zijn er sessies belegd om de onderzoeksresultaten nader te duiden en zijn er initiatieven genomen ter verbetering. De initiatieven die nu lopen, krijgen een vervolg in 2024. Zie hiervoor ook paragraaf 7.3.2.2.

Eens per jaar ontvangt de RvC een voortgangsrapportage van de verbeterpunten, voortkomend uit diverse in- en externe onderzoeken over de beheersing van de processen en de risico’s die we daarbij lopen. De RvC ontving inzicht in de voortgang van de onderwerpen, die op de AO/IC-lijst staan in de vergadering van 17 maart 2023.

De externe accountant wordt benoemd door de RvC na advies van de directeur-bestuurder. Accountantskantoor BDO Audit & Assurance B.V. is in 2021 voor de periode 2022 tot en met boekjaar 2025 herbenoemd tot externe accountant van deltaWonen.

De externe accountant woonde in 2023 een gedeelte van de vergaderingen bij van de auditcommissie en de RvC, waarin het onderzoek van de jaarrekening 2022 werd besproken en waarin de jaarrekening 2022 is goedgekeurd. Verder woonde de externe accountant de vergadering van de auditcommissie bij waarin de managementletter 2023 werd besproken. De accountant is tijdens de vergaderingen, buiten aanwezigheid van het bestuur, bevraagd over de bevindingen tijdens de interim- en jaarrekeningcontrole. BDO verzorgt sinds boekjaar 2018 de accountantswerkzaamheden voor deltaWonen. Met de controle van het boekjaar 2022 is de 5-jaarstermijn voor de eindverantwoordelijk partner van BDO verstreken. Voor de controle van boekjaar 2023 is een nieuwe eindverantwoordelijk partner benoemd.

De RvC vervult de rol van werkgever voor het bestuur. Daarbij staat goed werkgever- en werknemerschap hoog in het vaandel. Samen met de bestuurder geeft de raad daar invulling aan. Dat gebeurt op een transparante wijze, waarin de dialoog centraal staat. De specifieke taken die bij deze werkgeversrol horen, zoals het selecteren, benoemen, belonen, beoordelen en eventueel schorsen of ontslaan van de bestuurder, zijn in de voorbereiding belegd bij de leden van de governance- en remuneratiecommissie. Zij voeren de werkgeversdialoog met de bestuurder en bereiden de jaarlijkse beoordelings- en beloningscyclus voor met input van de volledige raad. Het functioneren van de bestuurder is mede afhankelijk van de kwaliteit waarmee de RvC zijn werkgeversrol invult en uitvoert.

Samenstelling bestuur
De RvC is verantwoordelijk voor een goed bestuur. Deze verantwoordelijkheid vervult de raad onder meer door benoeming, schorsing, ontslag en jaarlijkse evaluatie van het bestuur. In 2023 is de samenstelling van het bestuur niet gewijzigd. Het bestuur bestond dat jaar uit 1 directeur-bestuurder: de heer E. Leideman. Hij is per 1 oktober 2008 benoemd voor een periode van 4 jaar en is per 1 oktober 2012, per 1 oktober 2016 en per 1 oktober 2020 herbenoemd, telkens voor een periode van 4 jaar.

In verband met het verstrijken van de benoemingstermijn van de bestuurder per 1 oktober 2024 heeft de RvC in de vergadering van 14 juni 2023 het proces rondom de herbenoeming vastgesteld. Conform dit proces is aan belanghouders (ondernemingsraad, Centrale Bewonersraad, wethouders van de drie gemeenten, het MT en de concerncontroller) gevraagd input te leveren op de profielschets van de bestuurder. De RvC heeft vervolgens met inachtneming van deze input de profielschets van de bestuurder vastgesteld en het voornemen uitgesproken de heer Leideman te herbenoemen, mits er sprake is van een positieve zienswijze van de minister op de geschiktheid en betrouwbaarheid van de heer Leideman. Ook is aan het MT, de concerncontroller, de ondernemingsraad en de Centrale Bewonersraad gevraagd naar hun zienswijze ten aanzien van de herbenoeming. Na ontvangst van deze positieve zienswijzen heeft de RvC, in de vergadering van 8 december 2023, besloten de fit- en propertoets in gang te zetten.

Met de bestuurder vindt jaarlijks een plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprek plaats. De RvC bespreekt tenminste één keer per jaar het functioneren van het bestuur en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden. Het bestuur is hierbij niet aanwezig. De governance- en remuneratiecommissie voert daarna namens de RvC het gesprek hierover met de bestuurder.

In de vergadering van 17 maart stelde de RvC het beoordelingskader voor 2023 vast. In dit kader staat op welke onderdelen de bestuurder wordt beoordeeld.

In december 2023 is de bestuurder over 2023 beoordeeld op basis van:

• prestatieafspraken/bedrijfsvoering en resultaten;
• competenties;
• opleidings- en ontwikkelingsplan;
• diverse speerpunten zoals opgenomen in het beoordelingskader;
• aanvullende aandachtspunten ingebracht door de bestuurder.

De RvC is tevreden over het behaalde resultaat en de wijze waarop dit is gerealiseerd. De governance- en remuneratiecommissie legde de conclusies van de beoordeling vast in de jaarlijkse beoordelingsbrief die op 8 januari 2024 is verstuurd.

De geldende wet- en regelgeving van de bezoldiging van bestuurders is leidend voor het te volgen bezoldigingsbeleid. In 2023 gold de Wet normering topinkomens (WNT). Per 1 januari 2023 is, conform de WNT, bezoldigingsklasse G van toepassing voor deltaWonen. Dit op basis van het aantal eenheden en de omvang van de gemeente. Deze klasse kent een bezoldigingsmaximum van
€ 209.000,-. De beloning van de bestuurder komt uit binnen het toegekende bezoldigingsmaximum. Een specificatie en verdere toelichting van de bezoldiging van de bestuurder staat in de jaarrekening 2023. Op grond van de beoordeling over 2023 is door de RvC een aanvulling op het salaris toegekend van € 4.440 tot het bezoldigingsmaximum van de geldende bezoldiginsklasse, conform de gemaakte bezoldigingsafspraken met de bestuurder.

DeltaWonen heeft de bestuurder geen aandelen, persoonlijke leningen, financiële garanties of andere financiële voordelen verstrekt die niet vallen onder het beloningsbeleid.

De wet- en regelgeving bevat geen verplichting om periodiek de onafhankelijkheid van het bestuur vast te stellen. Desondanks wil de RvC vanuit het oogpunt van ‘good governance’ dit onderwerp periodiek aan de orde stellen in zijn bijeenkomsten.

In de vergadering van maart 2023 stelde de RvC de onafhankelijkheid van de bestuurder vast. Hierbij is getoetst aan de nieuwe ‘open norm’ op het gebied van onverenigbaarheden uit de Woningwet. 

De governance- en remuneratiecommissie vergaderde in 2023 drie keer. De bestuurder en de bestuurssecretaris woonden de vergaderingen van de governance- en remuneratiecommissie bij.

Belangrijke besluiten die in 2023 door de governance- en remuneratiecommissie zijn voorbereid:

• beoordelingskader RvC 2023 en 2024;
• samenstelling RvC;
• profielschets RvC;
• voorgenomen besluit benoeming commissaris op het profiel sociaal maatschappelijk en bestuurlijk;
• profielschets commissaris financiën en bedrijfseconomie;
• voorgenomen besluit benoeming commissaris op het profiel financiën en bedrijfseconomie;
• (wijziging) reglement werving, selectie en (her)benoeming RvC;
• voorstel zelfevaluatie RvC 2023;
• onafhankelijkheid RvC;
• beoordelen vastgoedbezit commissarissen;
• governancejaaragenda RvC 2024;
• beoordelingskader bestuurder 2023 en 2024;
• beoordeling bestuurder 2023;
• vergoeding bestuurder 2023/2024 en afspraken (onkosten)vergoeding bestuurder;
• onafhankelijkheid bestuurder;
• stappenplan herbenoeming bestuurder, voornemen herbenoeming bestuurder en vervolgprocedure;
• evaluatie profielschets bestuurder;
• risico’s ten aanzien van continuïteit bestuur en MT;
• naleving Governancecode in 2022;
• klokkenluidersregeling.

De cultuur van deltaWonen kenmerkt zich door vier kernwaarden: professioneel, verbindend, respectvol en verrassend. Dit brengt een open en transparante cultuur met zich mee. Met de implementatie van het koersdocument Groei en Geluk is er binnen de organisatie naast aandacht voor zingeving en plezier ook aandacht voor voldoening. Het drieluik zingeving, voldoening en plezier is de basis voor (werk)geluk. Dat er vanuit de kernwaarden en binnen een open en transparante cultuur gewerkt wordt aan de invulling van Groei en Geluk, merkt de RvC in de contacten met medewerkers (via de lunchbijeenkomsten), de ondernemingsraad en het management. Ook in de contacten met de bestuurder ervaart de raad vertrouwen en ruimte voor reflectie en tegenspraak.

DeltaWonen heeft een integriteitscode en klokkenluidersregeling. Beide documenten zijn gepubliceerd op de website van deltaWonen.

Integriteitscode
De integriteitscode bevat een omschrijving van de (kern)waarden en normen die gelden voor de medewerkers van deltaWonen. In de arbeidsovereenkomsten van medewerkers staat een verwijzing naar de integriteitscode. De bestuurder en commissarissen tekenen vanaf 2019 een integriteitsverklaring en zijn daarop aanspreekbaar. Ook van stakeholders van deltaWonen wordt verwacht dat zij zich houden aan de normen en waarden die staan beschreven in de code. Medewerkers van deltaWonen kunnen bij ongewenst gedrag (bijvoorbeeld niet integer gedrag of handelen) terecht bij een interne of externe vertrouwenspersoon.

In 2023 is naar aanleiding van het uitgevoerde integriteitsonderzoek de integriteitscode (opnieuw) onder de aandacht gebracht van medewerkers van deltaWonen. Dit heeft ertoe geleid dat we in 2024 de code actualiseren.

De RvC vindt het belangrijk om in de reguliere vergadering bewust stil te staan bij het thema integriteit. Vanaf 2023 is ‘integriteit’ daarom een vast onderwerp op de agenda van de RvC.

Jaarlijks, of wanneer daar eerder aanleiding toe is, spreekt de bestuurder met de governance- en remuneratiecommissie over de (risico’s ten aanzien van) continuïteit van het bestuur, de organisatie en de RvC. Ook staan de RvC en de commissie stil bij bestuursmodellen en strategieën, belasting van de organisatie in relatie tot de ambitie en de balans RvC-Bestuur-MT. De commissie heeft dit in haar vergadering van 10 november 2023 besproken met de bestuurder en haar bevindingen gedeeld in de vergadering van 8 december 2023. De conclusie van de commissie is dat de continuïteit voor nu en de korte termijn is geborgd. Tevens is geconcludeerd dat het in verband met de continuïteit op de (middel)lange termijn goed is om op korte termijn het huidige bestuursmodel te heroverwegen. Dit zal gebeuren in het voorjaar van 2024.

De RvC is van mening de drie wettelijke rollen van de RvC niet goed te kunnen vervullen als er niet óók voldoende kennis is van wat er leeft en speelt onder de stakeholders van deltaWonen. De samenleving verandert in hoog tempo en onder stakeholders groeit de behoefte om invloed uit te oefenen op de corporatie. De raad vindt het dan ook belangrijk om in goed vertrouwen en in verbinding met elkaar, het bestuur en de omgeving de toekomst van deltaWonen professioneel vorm te geven. Dat lukt alleen in een open dialoog vanuit vertrouwen en respect. De verdere uitwerking van deze visie is opgenomen in de visie op besturen en toezichthouden. Deze visie is vastgesteld in de RvC-vergadering van 10 december 2021.

De raad oriënteert zich op wat er speelt onder de interne en externe stakeholders in het lokale werkveld van deltaWonen. Op de jaarlijkse deltaWonen stakeholders-events ontmoeten de leden van de RvC de belangrijkste externe stakeholders en gaat de RvC met hen in gesprek over actuele onderwerpen en ontwikkelingen. De geplande stakeholdersbijeenkomst voor personeel, RvC en stakeholders op 7 september 2023, waarbij gesproken zou worden over de doorontwikkeling van het koersplan van deltaWonen, is niet doorgegaan i.v.m. met het overlijden van een MT-lid van deltaWonen. Deze bijeenkomst is doorgeschoven naar 17 januari 2024.

Na een succesvolle bijeenkomst over Wonen, Welzijn en Zorg op 21 maart 2022, zetten de raden van commissarissen van SWZ, Openbaar Belang en deltaWonen hun gezamenlijke verkenning van de lokale woonopgave in het sociale segment voort op 21 november 2023. Bij deze bijeenkomst ‘Sociaal Wonen Zwolle’ waren ook de bestuurders van de drie Zwolse corporaties, de portefeuillehouders wonen en ruimte van de gemeente Zwolle en de gedeputeerde Wonen en Ruimte van de provincie Overijssel aanwezig. Naast een nadere kennismaking is gesproken over het toezicht op de sociale huisvesting in Zwolle, de volkshuisvestelijke opgaven van corporaties (o.a. als gevolg van het wetsvoorstel versterking regie volkshuisvesting), ontwikkelingen in de woningmarkt en de beeldvorming over de positionering van de coporaties op het lokale en regionale speelveld van Sociaal Wonen in Zwolle en de omliggende gemeenten in relatie tot gemeente, regio, provincie en Rijk.

Verder vonden in 2023 drie themabijeenkomsten plaats met de bestuurder, het managementteam en de concerncontroller. De themabijeenkomst op 17 maart 2023 ging over flexwonen en de bijeenkomst op 14 juni was een fietstour langs projecten in Kampen (Hanzewijk-Flevowijk-Reevedelta). Bij deze fietstocht was ook een delegatie van de gemeente (waaronder de wethouder) aanwezig. De themamiddag (tevens incompanytraining) op 13 oktober ging over 'omdenken'.

Op 31 oktober vond de Brede Ontmoeting plaats tussen raad, bestuur, managementteam, ondernemingsraad en de Centrale Bewonersraad. Tijdens deze bijeenkomst, waarvoor drie externe sprekers van zorg- en welzijnspartijen waren uitgenodigd, is gesproken over het thema ‘bestaanszekerheid’. Een medewerker van deltaWonen heeft toegelicht wat deltaWonen tegenkomt als het gaat om de bestaanszekerheid van onze huurders en wat deltaWonen daarin kan betekenen. De CBR heeft aangegeven wat zij op dit moment ziet bij bewoners, wat zij verwacht van deltaWonen en wat er anders/beter zou kunnen.

Ook ging de raad, zoals elk jaar, het gesprek aan met de ondernemingsraad en de Centrale Bewonersraad (zie hoofdstuk 7.8.3 van dit jaarverslag). Verder is er contact met het MT, omdat MT-leden ook aan tafel zitten bij de RvC-vergaderingen. Het contact met medewerkers van deltaWonen vindt plaats in periodieke lunchbijeenkomsten. Zo is tijdens de lunchbijeenkomst op 17 maart gesproken over het thema ‘hybride leren bij deltaWonen’. 

Door deelname van de RvC aan bovengenoemde bijeenkomsten en gevoerde dialogen heeft de RvC goed kunnen waarnemen (horen, zien, voelen, lezen, etc.) wat er in 2023 leefde en speelde in de omgeving van deltaWonen.

De RvC-leden stonden daarnaast ook vanuit hun reguliere functie op verschillende manieren vrijwel dagelijks in verbinding met ontwikkelingen op het gebied van wonen, zorg en welzijn, openbaar bestuur en onderwijs - zowel lokaal als landelijk (bijvoorbeeld door bijeenkomsten van Aedes of de VTW bij te wonen).

De RvC werkt met een profielschets - gerelateerd aan zijn omvang, samenstelling en activiteiten - om de gewenste deskundigheid en achtergrond van de leden te waarborgen. De profielschets is gepubliceerd op de website van deltaWonen.

In de profielschets staat dat in de RvC diverse specifieke deskundigheden aanwezig moeten zijn om het brede spectrum van de woningcorporatie te kunnen overzien. De raad functioneert immers het best bij een goede teamsamenstelling en diversiteit. Ook op dit gebied bevat de profielschets diverse criteria.

In 2022 is de profielschets van de RvC geëvalueerd in verband met een lopende herbenoemingsprocedure, de toekomstige wervingsprocedure van een commissaris en wijzigingen in wet- en regelgeving. De wijzigingen in de profielschets zijn begin 2023 afgestemd met de bestuurder, de ondernemingsraad en de Centrale Bewonersraad.

In de RvC-vergadering van 8 december 2023 heeft de RvC mevrouw N. Wakker benoemd tot commissaris (per 1 maart 2024) op het profiel sociaal maatschappelijk en bestuurlijk.

Er was sprake van een openbare werving en selectieprocedure op basis van een door de RvC vastgestelde profielschets. De vacature is gepubliceerd op de website van deltaWonen en is o.a. openbaar gesteld in twee landelijke dagbladen. De selectiecommissie bestond uit drie leden van de raad van commissarissen (waaronder de voorzitter en een lid van de governance- en remuneratiecommissie), de bestuurder en de waarnemend voorzitter van de Centrale Bewonersraad. De selectiecommissie heeft geadviseerd mevrouw Wakker voor te dragen als lid van de RvC, waarna de governance- en remuneratiecommissie deze voordracht aan de RvC heeft gedaan. Na ontvangst van het positieve advies van de ondernemingsraad, de positieve integriteitsscreening en de positieve zienswijze van de minister heeft de RvC mevrouw Wakker benoemd tot commissaris.

Deze procedure heeft mede geresulteerd in de benoeming van een commissaris op het profiel financien en bedrijfseconomie en affiniteit met vastgoed, ICT en digitalisering. In overleg is evenwel besloten deze benoeming niet definitief te maken.

Van 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023 waren de volgende personen lid van de RvC van deltaWonen:

De RvC is van oordeel dat de raad voldoende divers is als het gaat om deskundigheid en competenties. De samenstelling en deskundigheid van de raad sluiten aan bij de beschrijving daarvan in de profielschets van de RvC.

De RvC is zo samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, de bestuurder en welk deelbelang dan ook, onafhankelijk en kritisch kunnen functioneren. Zo kan de raad zijn taak naar behoren vervullen. De leden van de raad hebben geen nevenfuncties die tegenstrijdig zijn aan het belang van deltaWonen. Dat geeft de waarborg dat zij op een onafhankelijke wijze tot een oordeel kunnen komen.

Onafhankelijkheidsverklaring
Begin 2023 tekenden de leden van de RvC een onafhankelijkheidsverklaring, waarin de (wettelijke en statutaire) onverenigbaarheden zijn opgenomen. Ook vulden alle commissarissen een overzicht in met nevenfuncties. In de vergadering van maart 2023 stelde de RvC de onafhankelijkheid van de RvC-leden vast. Hierbij is getoetst aan de nieuwe ‘open norm’ uit de Woningwet.  

Integriteitsscreening
Vanaf de inwerkingtreding van de herziene Woningwet worden leden benoemd en herbenoemd na een positieve zienswijze van de minister. Dit komt voort uit een goed doorlopen fit- en propertest. Aanvullend daarop doorlopen alle commissarissen een extra (integriteits)screening. Deze screenings worden uitgevoerd door een extern bureau.

Integriteitsverklaring
Commissarissen tekenen een integriteitsverklaring, waarin ze verklaren dat hij of zij zich bindt aan de integriteitscode en deze zal toepassen.

Belangenverstrengeling
DeltaWonen vermijdt elke vorm en schijn van belangenverstrengeling met de leden van de RvC. Het reglement van de RvC bevat een verdere uitwerking van dit belangrijke uitgangspunt. In dit document is ook de handelwijze in geval van belangenverstrengeling vastgelegd. In 2023 waren er geen transacties met leden van de RvC die tegenstrijdige belangen opleverden. Ook vervult geen van de leden van de RvC een nevenfunctie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de raad.

In 2023 was er het onderzoek van de NOS en Nieuwsuur naar vastgoedbezit van bestuurders en commissarissen van woningcorporaties. Ook verscheen de Handreiking opnieuw beoordelen vastgoedbezit, opgesteld door VT en Aedes. In de RvC-vergaderingen van 14 juni en 8 december heeft het gesprek hierover plaatsgevonden. Er zijn commissarissen met vastgoedbezit. De RvC heeft hierover gesproken en constateert dat geen sprake is van tegenstrijdige belangen.

Leningen en garanties
De woningcorporatie heeft aan leden van de RvC geen persoonlijke leningen, financiële garanties of andere financiële voordelen verstrekt die niet vallen onder het bezoldigingsbeleid.

De leden van de RvC hechten grote waarde aan aanspreekbaarheid. Iedereen kan zich tot hen wenden wanneer daartoe aanleiding is.

Om de toezichthoudende taak goed te kunnen vervullen, liet de RvC zich regelmatig mondeling en schriftelijk door de bestuurder informeren. De verkregen informatie had betrekking op de maatschappelijke prestaties en financiële resultaten in relatie tot de beoogde doelen, relevante externe ontwikkelingen en de wensen en behoeften van stakeholders.

Rapportages
De RvC ontvangt ieder kwartaal een rapportage met financiële, operationele en volkshuisvestelijke informatie. In deze rapportages staan de prestaties en informatie over de realisatie en de eindejaarsprognose in relatie tot de ambitie. De RvC laat zich ook informeren door relevante stakeholders binnen en buiten de organisatie. Bijvoorbeeld door de huurdersorganisatie, de ondernemingsraad en de accountant.

De RvC vindt het belangrijk verbinding te houden met de interne en externe stakeholders binnen zijn toezichthoudende rol (zie hoofdstuk 7.5). Ook halen de leden van de RvC zelf informatie op, onder andere bij de VTW (Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties), Aedes, de pers, diverse (sectorgerelateerde) bijeenkomsten en eigen netwerkcontacten.

Het introductieprogramma voor nieuwe leden van de RvC maakt onderdeel uit van het introductie- en opleidingsprogramma. De commissaris die per 1 maart 2024 aantreedt, doorloopt in 2024 dit programma.  

De leden van de RvC zijn lid van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW).

Op 10 november is het eigen functioneren van de RvC en dat van de individuele leden besproken tijdens de jaarlijkse zelfevaluatie. Dit op basis van een vragenlijst die door de RvC-leden en de bestuurder, de concerncontroller en de secretaris is beantwoord. Tijdens de zelfevaluatie is de betekenis van de uitkomsten besproken; daarbij ging het steeds om wat de uitdagingen voor RvC’s zijn en hoe de RvC van deltaWonen zich verhoudt tot deze uitdagingen.

Wat er van een RvC wordt verwacht, is sterk afhankelijk van de situatie waarin de organisatie zich bevindt. Hoe het gaat en wat er van de RvC wordt verlangd, hangt sterk samen met de diversiteit en kwaliteit van de aanwezige governance-paradigma’s van de leden. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het stewardship-paradigma en het agency-paradigma. De kwaliteit van de gezamenlijke beoordeling van de situatie en wat er nodig is, bepaalt uiteindelijk de kwaliteit van het governance-proces.

Onderstaande thema’s zijn besproken:

• heb aandacht voor het paradigma-verschil tussen de RvC-leden;
• onderzoek met elkaar potentiële blinde vlekken;
• de aanpak om met stakeholders een activiteit te ondernemen en dan informele gesprekken te voeren, wordt als positief ervaren;
• zorg bij een wisseling binnen de RvC voor een goede onboarding en werk aan samenwerking/teambuilding.

 De zelfevaluatie in 2023 vond plaats onder externe begeleiding.

De bestuurder en de leden van de RvC blijven hun kennis ontwikkelen door middel van trainingen en cursussen. Hiertoe stelde de RvC begin 2023 een opleidingsplan voor dat jaar vast. Met de bestuurder werden hierover afspraken gemaakt in het jaarlijkse planningsgesprek. De commissarissen en de bestuurder volgden op basis van dit plan en afspraken diverse trainingen en/of opleidingen.

Zo heeft de RvC bijvoorbeeld op 13 oktober een bijeenkomst ‘Omdenken’ georganiseerd. Hierbij waren ook de bestuurder en het MT aanwezig. Omdenken is een praktische filosofie waarmee je problemen in mogelijkheden kunt transformeren. Hoe kun je ingesleten en vastgeroeste denkpatronen herkennen en nieuwe manieren van denken leren? Omdenken raakt mensen in hart én hoofd. Het gedachtegoed van omdenken is op alle levensgebieden toepasbaar, zowel op zakelijk als op persoonlijk en alledaags gebied.

De commissarissen voldeden (ruim) aan de Permanente Educatie-systematiek van Aedes/VTW. In onderstaande tabel staan de behaalde PE-punten per commissaris.

Het contact met de CBR verloopt in de regel via de commissarissen die op voordracht van de CBR zijn benoemd. De huurderscommissarissen spraken in 2023 twee keer met de CBR tijdens een benen op tafel-overleg. Er is toen gesproken over de bezetting van de CBR, de samenwerking tussen de CBR en deltaWonen, het proces van prestatieafspraken, de ondersteuning door de Woonbond, de interactie met de bewonerscommissies en huurders, de rol van de CBR in het huurbeleid en de informatie vanuit de RvC. Enkele huurderscommissarissen hebben de jaarvergadering van de Bewonersraad bijgewoond.

Verder is er afstemming met de CBR geweest over de profielschets van de RvC en nam de CBR deel aan de selectiecommissie voor de werving van een niet-huurderscommissaris. Dit op basis van een pilot waarbij de CBR een adviserende rol heeft bij de werving van een niet-huurderscommissaris. Ook zijn leden van de RvC aanwezig geweest bij een door de CBR georganiseerde (informele) bijeenkomst, waarbij is gesproken over het thema ‘verbinding’.

De RvC is verheugd dat de CBR haar rol voortvarend oppakt. Zowel de huurders als deltaWonen hebben belang bij een goed functionerende huurdersorganisatie en de RvC zal de CBR dan ook ondersteunen waar nodig.

Daarnaast wordt de RvC tijdens elke RvC-vergadering door de bestuurder en adjunct-directeur Wonen geïnformeerd over ontwikkelingen bij de CBR en het overleg met de CBR.

De voorzitter en een lid van de RvC spraken in 2023 twee keer met de ondernemingsraad. Op 14 juni in de vorm van een benen op tafel-overleg waarbij gesproken is over integriteit naar aanleiding van de uitkomst van het integriteitsonderzoek. Gesproken is over de uitkomst, het vervolgtraject en integriteitsdilemma’s (aan de hand van ‘dilemmakaarten’). En op 8 december in een vergadering waarbij de ondernemingsraad terugblikte op 2023 en vooruitkeek naar 2024. Verder spraken zij over de samenwerking tussen de OR en de bestuurder. De gesprekken met de ondernemingsraad zijn gevoerd in de geest van de kernwaarden en de Governancecode. De RvC is content met de goede samenwerking tussen de ondernemingsraad en de bestuurder, met als kenmerken ‘constructief, groei, samen, betrokken en open’.

Hoofdstuk 7.5 van dit jaarverslag bevat een overzicht van de ontmoetingen van de RvC met stakeholders in 2023.

De gehele RvC, zoals deze actief is op de datum van dagtekening van het verslag, ondertekent het verslag van de RvC.