6. Fit en Financieel Gezond

Met onze koers van Groei en Geluk zetten we de koers naar een nieuwe samenleving, waarin circulariteit en inclusiviteit de belangrijkste maatschappelijke pijlers zijn. In 2021 hebben we ons portefeuilleplan geactualiseerd. In het portefeuilleplan is de vastgoedstrategie van deltaWonen voor de lange termijn opgenomen. Wij hebben hoge ambities als het gaat om beschikbaarheid, betaalbaarheid, kwaliteit en duurzaamheid. Om dit te realiseren verbeteren wij continu, werken wij doelmatig en zijn we voortdurend op zoek naar het beste businessmodel. Zo blijven wij ook op de lange termijn fit en financieel gezond. De ambities die we hebben opgenomen in ons geactualiseerde portefeuilleplan passen binnen onze financiële kaders.

Wij blijven een scherpe focus houden op onze bedrijfslasten. Door onze manier van werken zijn we continu op zoek naar mogelijkheden waarop we onze werkprocessen kunnen bijschaven en optimaliseren, terwijl we tegelijkertijd onze dienstverlening verbeteren.

In 2021 is een nieuw verbindingenstatuut opgesteld. Het verbindingenstatuut draagt bij aan het adequaat en transparant afwegen van het aangaan van een nieuwe verbinding en het waarborgen van de beheersing omtrent verbindingen van deltaWonen.

De koers Groei en Geluk vormt de basis voor de meerjarenbegroting. Geluk is hiermee een belangrijk onderdeel van de meerjarenbegroting en de hele planning & controlcyclus. In de meerjarenbegroting is onze inzet opgenomen ten behoeve van het woon-, leef- en werkgeluk. Hiermee hebben wij een geluksbegroting

In het vastgoedsturingsproces beantwoorden we kernvragen zoals welke woningen, voor welke doelgroepen, op welke locatie, tegen welke huurprijs en met welke kwaliteit? In de afgelopen jaren hebben we gekeken hoe we de belangen van een inclusieve stad/wijk nog beter konden bedienen. Zo hebben we in 2020 ons vastgoedsturingsproces verder ontwikkeld tot Waardesturing 2.0. Om echt waarde te kunnen toevoegen aan de regio en in het woon en leefgeluk van onze klanten kijken we bij Waardesturing 2.0 naar de klantbehoeften, de woningen en de woningencomplexen vanuit de gehele context en opgaven in de wijk. Vanuit de principes van natuurlijke wijkvernieuwing leggen we verbinding met alle andere behoeften die er in de wijk zijn.

Medewerkers uit de gebiedsteams hebben de meeste kennis over wat er speelt in onze wijken. Daardoor weten zij ook hoe, waar en met welke producten wij het beste waarde kunnen toevoegen in het woon en leefgeluk van onze klanten, de bewoners van die wijk. Daarom hebben zij in Waardesturing 2.0 - aan wijktafels - een grote stem gekregen bij vastgoed gerelateerde beslissingen en afwegingen over wat er in een wijk of wooncomplex moet gebeuren. Daarmee komen de woonwensen van onze huurders meer centraal te staan en kunnen de bewoners in die wijken gelukkig met elkaar samenleven.

In onze processen van vastgoedsturing hebben we de beleidsachtbaan voor vastgoedsturing ‘gekanteld’ en het functioneel opdrachtgeverschap van het portefeuillemanagement-assetmanagement-ontwikkelmanagement versterkt. De portefeuillestrategie en de wijkstrategieën vormen de basis voor de gewenste ontwikkeling met onze woningportefeuille. Aan de wijktafels verbinden we strategie en uitvoering aan elkaar in een horizontale samenwerking.

Digitaal klopt voor ons allemaal
Vanaf 2021 is dit de richting voor onze digitale verbeteringen en vernieuwingen. We willen ruimte geven, innoveren, experimenteren, maar ook in control zijn en verstandig omgaan met onze schaarse middelen. Ons digitale hart klopt iedere dag voor ons hoogste doel. Het helpt ons bij het leveren van een adequate dienstverlening en een positieve woonbeleving voor onze bewoners. We bewegen naar een Digitaal Ondernemend, Proceslenig & Informatiegedreven deltaWonen.

Digitaal Ondernemend
Informatiebeveiliging

In het voorjaar van 2021 is het deltaWonen Informatiebeveiligingsbeleid formeel vastgesteld. Ons beleid is gebaseerd op de BIC, de Baseline Informatiebeveiliging (woning)Corporaties, dé standaard voor de sector. Hiermee sluit deltaWonen aan bij de landelijk geaccepteerde best practice op het gebied van informatiebeveiliging.

Informatiebeveiliging staat voor de driehoek processen, organisatie en techniek die de betrouwbaarheid en continuïteit van de bedrijfsprocessen waarborgen en beschermen tegen bedreigingen. Dit voorkomt dat bedreigingen onacceptabele risico’s vormen en borgt dat we voldoen aan relevante wet- en regelgeving.

De Health Check
Sinds de vaststelling van het informatiebeveiligingsbeleid zijn belangrijke stappen gezet. Zo hebben we deltaWonen langs de meetlat van de BIC Health Check gelegd. DeltaWonen scoort in 2021 binnen de gemiddelde bandbreedte in corporatieland. Ten opzichte van de vorige meting uit 2019 is een duidelijke vooruitgang zichtbaar.

BIC Framework
De BIC doelstellingen, de Health Check bevindingen, maatregelen en acties om een hoger niveau te bereiken zijn vastgelegd in een framework. De acties uit dit framework vormen samen het informatiebeveiligingsprogramma. Dit wordt uitgewerkt in jaarlijkse informatiebeveiligingsplannen. Voor het monitoren van de voortgang is een dashboard in ontwikkeling.

Calamiteitenplan Informatievoorziening
Verder hebben we gewerkt aan het actualiseren van het deltaWonen Continuïteitsplan met als belangrijk onderdeel hiervan het Calamiteitenplan Informatievoorziening. 

Robotisering
Dit jaar zijn de eerste robots opgeleverd. Onder andere robots die een aantal handelingen bij financiën automatiseren. Met deze eerste stappen is de drempel voor het automatiseren van herhalende handelingen verlaagd.

Lean en proceslenig werken
Wanneer we voortdurend voorop willen gaan, moeten ook onze processen, systemen en informatievoorziening meebewegen met de veranderende context en inspelen op innovaties. Om deze ambitie van continu verbeteren waar te maken, is inzicht in onze bedrijfsprocessen een must. Op basis van nieuwe technieken en systemen zijn we in staat procesverbeteringen en daarmee werk- en woongeluk toe te voegen. Dit alles leidt onvermijdelijk tot toenemende standaardisatie; vaste kaders en referentiemodellen. Voor deltaWonen voldoende aanleiding om serieus aandacht te besteden aan haar processen, het procesgericht werken en procesleniger te worden.

Procesgericht werken heeft een mooi jaar achter de rug. Onze procesexperts pakken écht de regie als het gaat om continu verbeteren. Op steeds meer plekken weten we beter hoe we over afdelingen en processen heen met elkaar waardevol kunnen zijn voor de huurder. Om volgend jaar procesgericht werken naar de volgende versnelling te brengen, hebben we dit jaar twee zaken opgeleverd:

• Een processendashboard: In één oogopslag zien we hoe vloeiend elk proces loopt.
• Een gereedschapskist: Alle tools die ingezet kunnen worden om een proces te verbeteren en goed te laten verlopen.

Met het dashboard en de gereedschapskist kan iedereen zelf aan de slag om de processen van deltaWonen goed te laten lopen. 

Informatiegedreven
Het informatiemanagement van deltaWonen heeft vanaf 2021 een stevig fundament. De Informatiemanagementstrategie (IM-strategie) is opgeleverd en op hoofdlijnen geïmplementeerd. Het doel hiervan is bijdragen aan een organisatie die beweegt naar informatiegedreven. Zo dragen we bij aan geïnformeerde en tevreden huurders en aan een effectieve samenwerking met ketenpartners.

We hebben heel veel data binnen deltaWonen. De kunst is om deze data dusdanig met elkaar te combineren dat deze leidt tot informatie die zoveel mogelijk van waarde is.

Met de IM-strategie dragen we bij aan:

• het werken aan uniforme definities;
• het omarmen van beschikbare (corporatie)standaarden;
• het breed toegankelijk maken van meervoudig gebruikte informatieproducten;
• het faciliteren van het continu verbeteren van de kwaliteit.

Informatieplatform
In juni 2021 hebben we een nieuw informatieplatform gelanceerd. Het platform haalt relevante gegevens op uit onze informatiesystemen en vertaalt deze naar gestandaardiseerde informatieblokjes. Het resultaat is een bouwdoos met een groot aantal standaard indicatoren. Hierbij maken we zoveel mogelijk gebruik van branchestandaarden en standaard definities binnen onze sector.

Door deze informatieblokjes vervolgens te combineren en op een logische wijze te presenteren, creëren we waarde voor onze collega's en de processen door inzicht in de prestaties, in de vorm van stuur- en verantwoordingsinformatie. In november 2021 is het project formeel opgeleverd.

Big data snelkookpan
Er is gewerkt met grote openbare databestanden. Bestanden die te groot zijn om met Excel te openen. De openbare data combineerden we met onze eigen data. De inzichten en beperkingen zijn gedeeld met collega's. In een snelkookpan op B1-niveau. Daarmee is kennis over big data innovatie beschikbaar voor alle medewerkers.

Met de Meerjarenbegroting 2021-2030 hebben we voldaan aan de normen uit het beoordelingskader van de Autoriteit woningcorporaties (Aw) en het WSW (Waarborgfonds Sociale Woningbouw). Wij kunnen het volledige Portefeuille- en Assetmanagement (PAM) 2021-2030 realiseren.

In het Portefeuilleplan 2021 zijn de nieuwbouwappartementen ingerekend op bijna energieneutraal (BENG) en de grondgebondenwoningen middels nul-op-de-meter (NOM). In de meerjarenbegroting 2021-2030 zijn dezelfde uitgangspunten gehanteerd. In het Portefeuilleplan 2021 hebben we rekening gehouden met een budget om toe te kunnen werken naar CO₂-neutraal. In de meerjarenbegroting 2021-2031 is de nadere uitwerking en doorvertaling naar onze complexen gemaakt.

Investeringsstatuut 
Het investeringsstatuut is in 2021 niet gewijzigd. Het investeringsstatuut biedt handvatten en kaders om financieel en maatschappelijk grip te houden op, en sturing te geven aan de vastgoedportefeuille die we inzetten om de ambities te bereiken. Daarbij hebben investeringen in de bestaande voorraad een prominente plaats naast nieuwbouw. In het investeringsstatuut is opgenomen dat de gewogen gemiddelde kosten van kapitaal (WACC), de afslagen en de bouwkosten (pmc’s) jaarlijks opnieuw worden vastgesteld.

Treasurystatuut
Het treasurystatuut is in 2021 niet gewijzigd. In het treasurystatuut is een beschrijving opgenomen van het renterisico, het beschikbaarheidsrisico en het tegenpartijrisico. Het statuut staat ten dienste van het risicobeleid en kent geen winstoogmerk.

Fiscaal Statuut
Het fiscaal statuut is in 2021 niet gewijzigd. In het fiscaal statuut zijn de uitgangspunten, kaders en de daarbij behorende randvoorwaarden opgenomen ten aanzien van de fiscale visie, het fiscaal beleid, de fiscale processen en de organisatie- en informatiestructuur. Met het fiscaal statuut geven we ook helderheid over de afbakening van rollen, verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden.

Verbindingenstatuut
Voor de realisatie van onze doelstellingen kan het nodig zijn om een verbinding aan te gaan. Daarom is het belangrijk om een verbindingenstatuut te hebben. Ook is in de Governancecode Woningcorporaties 2020 de verplichting opgenomen een verbindingenstatuut op te stellen. Daarom is in 2021 een nieuw verbindingenstatuut opgesteld.

Het verbindingenstatuut draagt bij aan het adequaat en transparant afwegen van het aangaan van een nieuwe verbinding en het waarborgen van de beheersing omtrent verbindingen van deltaWonen. De raad van commissarissen heeft in de vergadering van 18 juni 2021 het verbindingenstatuut goedgekeurd.

De koers Groei en Geluk is uitgewerkt in meerjarenprogramma’s. We zetten portfoliomanagement in voor deze meerjarenprogramma’s en de (prioritaire) projecten, zodat wij een optimale balans kunnen realiseren tussen de planning van de activiteiten en de beschikbare capaciteit en middelen. Hiermee kunnen wij onze strategische doelstellingen op een efficiënte en effectieve wijze realiseren.

Voor het beheerst behalen van de doelstellingen in Groei en Geluk is het van belang om aandacht te besteden aan risicomanagement. Naast het meten van de feitelijke realisatie (o.a. door middel van OKR’s), is er inzicht nodig in de risico’s die we lopen. Door de risico’s te kennen zijn we in staat keuzes te maken hoe hiermee om te gaan. Soms zijn risico’s onvermijdelijk en moeten we ze accepteren. Andere risico’s kunnen we beperken door maatregelen. Dit zijn naast de harde maatregelen (protocollen, interne controles e.d.) ook zachte maatregelen, zoals risicobewustzijn vergroten en aandacht voor de cultuur. Elk risico krijgt een aanpak op maat.

In 2020 hebben we onze risicostrategie en het risicobeleid herijkt en hebben we de strategische risico’s van deltaWonen opnieuw vastgesteld. Dit hebben we gedaan door risicoafwegingen te maken uitgaande van onder andere macro-economische- factoren en ontwikkelingen. Voor elk risico is een verantwoordelijke benoemd, die zorg draagt voor de aanpak op maat. In 2021 hebben we voor alle vastgestelde risico’s de strategische aanpak en de te nemen maatregelen vastgesteld. Naast risico’s hebben we ook naar de strategische kansen gekeken. Die zijn in 2021 vastgesteld en, net als bij de risico’s, gekoppeld aan verantwoordelijken.

Verder hebben we bottom-up de risico’s benoemd die we lopen in onze procesvoering. Voor de onderkende risico’s treffen we maatregelen, zodat we het risico verkleinen. Met deze werkwijze creëren we bewustwording ten aanzien van de risico’s die we lopen, maar ook ten aanzien van de in het verleden getroffen maatregelen.

Met deze stappen hebben we de belangrijkste risico’s voor onze bedrijfsvoering in beeld. Vanuit de raad van commissarissen zijn de risico’s vastgesteld waaraan zij vanuit hun toezichthoudende taak extra aandacht hebben besteed. Voor 2021 waren dat de projectrisico's, de wendbaarheid van de organisatie en de belastbaarheid van de organisatie. Binnen de projecten speelt, dat er in toenemende mate sprake van schaarste is aan materialen, arbeidskracht en locaties. Dit in een marktomstandigheid, waarbij de druk op de regio om te groeien verder toeneemt. De raad is in 2021 bij de mededelingen elke vergadering geïnformeerd over de voortgang op het gebied van de vastgoed ontwikkeling. Voor het thema wendbaarheid van de organisatie is vooral stilgestaan bij de wijze waarop de organisatie omgegaan is met de effecten die Corona had voor de huurders, de medewerkers en de organisatie van het werk. Ten aanzien van de belastbaarheid van de organisatie is via de mededelingen stilgestaan bij de effecten van Corona en de prioritering in de ambitie realisatie 2021.

De mate waarin in de processen de risico’s onderkend zijn, compliance risico’s worden gelopen en er risicobewustzijn is, wordt beoordeeld tijdens de interne audits die gedurende het jaar worden gehouden (zie ook 6.7.1. 'Strategische risico's'). De modelmatige financiële risicoanalyse stellen we jaarlijks vast bij de goedkeuring van de meerjarenbegroting (zie ook 'Meerjarenbegroting 2021-2030'.

Risk appetite
De mate waarin we risico’s accepteren (‘risk appetite’) staat in onderstaande tabel. Bij het inschatten van kans * impact houden we rekening met de beheersmaatregelen die op het moment van beoordeling aanwezig zijn om het risico te beperken. Voor de risico’s die in de rode en oranje gebieden vallen, moeten we risicomaatregelen treffen om het risico terug te brengen naar het witte gedeelte van de matrix (de zogenaamde risicotolerantiegrens). In ons risicobeleid zijn de grenzen gedefinieerd voor kans en impact. De mate waarin we risico willen lopen typeren we als voorzichtig en terughoudend. 

Bij het beoordelen van de risico’s gaan we voor de kans en de impact uit van onderstaande definities:

Kans:

Impact:

De impact van een risico wordt daar waar mogelijk financieel bepaald. Daar waar dat niet lukt, kijken we naar de mogelijke impact op het imago van het bedrijf.

Investeringen in vastgoed vallen binnen onze risk appetite grenzen. Projecten toetsen we bij besluitvorming aan strikte kaders die zijn vastgelegd in ons investeringsstatuut. Daarmee onderkennen we bij besluitvorming de risico’s voor het project en nemen we waar nodig maatregelen om de risico’s te reduceren. Hierbij houden we rekening met de regelgeving uit de nieuwe woningwet. 

Risicomanagement onderdeel van de interne audits
Concerncontrol stelt jaarlijks voor haar interne audits een intern controleplan vast. In 2021 is onderzoek gedaan naar het personeelsproces, de archivering, portefeuillemanagement, inkopen (niet zijnde vastgoed) en betalingen. De audits woningen toevoegen, waardebepaling, planmatig onderhoud en woningverbetering lopen nog. In de audits wordt afhankelijk van de situatie aandacht besteed aan procesbeschrijvingen, procesbeheersing, de AO/IC (functiescheiding, procuratie, autorisatie), governance, compliance, (geautomatiseerde) systemen, de woningwet, overige wetgeving, frauderisico’s en naleving van de integriteitcode. Ook zijn de onderkende risico’s en de daarop getroffen maatregelen in de processen onderwerp van de audits. Bij de uitvoering van de audits zijn in 2021 geen grote verrassingen naar voren gekomen. Wel komen er verbeterpunten naar voren waarmee we de processen kunnen optimaliseren.

Integriteit
DeltaWonen accepteert geen fraude van haar werknemers, huurders of partners. Bij fraudesignalen onderneemt deltaWonen altijd actie. DeltaWonen en haar medewerkers handelen integer en daarmee in lijn met de van toepassing zijnde vuistregels en rituelen. In het komende jaar voert deltaWonen een audit uit naar de mate waarin de soft controls functioneren in relatie tot frauderisico’s

Frauderisicoanalyse 
Ook in 2021 zijn de belangrijkste frauderisico’s herijkt en getoetst. Extra aandacht is besteed aan de zichtbaarheid en transparante vastlegging rondom aanbestedingsrisico’s, risico’s rondom woningtoewijzingen, (terug)betalingen aan huurders en cyberrisico’s. Bij de toetsing zijn geen concrete fraudegevallen gesignaleerd.

Visitatie (factsheet)
DeltaWonen wil goede dingen doen voor de samenleving. En dat willen wij ook op een goede manier doen. Of dat ook zo is, laten we eens per vier jaar onderzoeken. Dat onderzoek gebeurt door een onafhankelijke commissie en heet visitatie. Eind 2021 is de visitatie gestart over de periode 2018-2021. Dit wordt uitgevoerd door een onderzoekscommissie van Procorp. Zij doen dat onder andere aan de hand van de ruim 700 documenten die we hebben aangeleverd, maar ook benaderen zij samenwerkingspartners van deltaWonen en huurders met vragen over hun ervaring met deltaWonen. Als geheugensteuntje voor de mensen die door Procorp benaderd worden, hebben wij een mooie publicatie gemaakt, met daarin een overzicht van de belangrijkste resultaten die we bereikt hebben in de periode van 2018 tot 2021. In 2022 ontvangen we de conclusies van het onderzoek in het visitatierapport.